Le Format de nombre

Excel est un logiciel fait pour traiter du «data». Il ne comprend aucune autre langue que celle des chiffres. Bien sûr il peut reconnaître lorsque deux caractères sont identiques (on ne parle pas du caractère émotionnel ici …) et retrouver bien des choses si on lui dit exactement ce qu’on recherche. Tout le reste est mathématique.

C’est la raison pour laquelle je vais vous parler du format de nombres. Dans mes formations, j’insiste sur le sujet car il est à la base de beaucoup de problèmes rencontrés lorsqu’on utilise Excel. Si on comprend bien comment Excel travaille avec le contenu des cellules, on rencontrera moins de problèmes et ceux-ci seront plus facile à régler.

Les zéros

En mathématiques, un zéro qui précède un nombre est inutile. Il ne modifie pas la valeur du nombre. C’est la raison pour laquelle on n’écrira pas 000123, mais plutôt 123. Du coup, il pourrait y avoir une infinité de zéros avant les chiffres qui nous intéressent. Pourtant, dans certains contextes, les zéros ont une signification. Lorsqu’il est question d’un code barre sur un produit, le zéro qui précède la série de nombres est très important. Mais aux yeux d’Excel, il s’agit d’information inutile et encombrante.

Pour solutionner cela vous avez deux options. Attribuer le format texte aux cellules visées avant d’y mettre un contenu avisera le logiciel qu’il ne doit pas tenter d’interpréter ou de changer le contenu. Il va le laisser exactement comme on l’a entré. Problème résolu! En plus, il sera toujours possible d’effectuer des opérations mathématiques sur les cellules si elles contiennent seulement des chiffres.

Les fractions

Par défaut, les décimales sont utilisées pour afficher les valeurs situées entre zéro et un. C’est le modèle le plus largement utilisé. Malgré tout, il y a des occasions où l’emploi de fractions avec un numérateur et un dénominateur (je parie que vous vous dites: «Mon dieux! que ça fait longtemps que je n’ai pas entendu ces appellations!) sont plus pratiques. Saviez-vous que vous pouvez faire afficher les valeurs ainsi? Parmi les formats de nombres possibles, on retrouve le format fraction qui permet cela. L’utilisation de la fonction ARRONDI et de ses dérivés permettra même de ramener les valeurs à des fractions communes. L’industrie de la construction utilise encore le bon vieux système de mesure impérial. La fabrication de poutrelles ou de fermes de toit requiert de calculer les longueurs de chaque pièce; avec quelques formules, un peu de trigonométrie et le bon format de nombre, on pourra automatiser le tout assez facilement.

Les dates

Comme j’ai déjà parlé des dates et du temps dans un article précédent, je ne m’éterniserai pas sur le sujet. Je précise tout de même qu’il est préférable de changer le format de nombre avant d’entrer une date dans une cellule. Personnellement, j’utilise toujours le format date longue. Si la valeur entrée dans ma cellule n’est pas reconnue, je verrai tout de suite l’erreur car Excel ne pourra pas transformer la valeur numérique entrée en une date longue. C’est plus pratique.

Les $$$

Je gronde régulièrement les participants à mes formations qui s’obstinent à entrer le symbole «$» lorsqu’ils font la saisie d’une valeur monétaire. C’est une mauvaise pratique car l’ajout manuel du symbole est une source d’erreur  et de problèmes. Tout ce qu’il faut dire à Excel, c’est la portion numérique. Ensuite on applique le format monétaire adapté. En utilisant cette méthode, il n’y a jamais de problème.

Formats personnalisés

Tout récemment, j’ai présenté des données avec des unités de mesure de longueur et de poids. Il suffit d’ajouter un «m» ou un «kg» dans la cellule et le tour est joué. Mais nous savons tous que les cellules en question ne seront plus interprétables par Excel car l’ajout d’un caractère autre que numérique rend la cellule incompréhensible.

Saviez-vous que vous pouvez créer votre propre format personnalisé qui affichera l’unité de mesure de votre choix? Peu de gens utilisent cette fonctionnalité mais lorsqu’on en a besoin, c’est fort pratique. Les possibilités sont grandes, il suffit de connaitre certaines règles de base.

1. L’utilisation du symbole 0 (chiffre zéro) dans un format de nombre affiche les zéros non significatifs si un nombre possède moins de chiffres qu’il n’y a de zéros dans le format. Bien sûr, vous pouvez faire cela en cliquant sur ajouter une décimale ou réduire les décimales.
2. L’utilisation du symbole # permet de ne faire afficher que les chiffre significatifs. Si par exemple vous voulez faire afficher 7,3 lorsqu’il y a un nombre entier mais seulement ,3 s’il n’y a pas d’entier dans le nombre, vous pouvez utiliser ce symbole pour aviser Excel de n’afficher que les chiffres significatifs.
3. Le symbole ? vous permettra d’aligner les virgules pour les nombres décimaux qui n’ont pas tous le même nombre de décimales. Si on ajuste le nombre de décimales affichées au nombre qui en contient le plus, on va se retrouver avec tout plein de zéros inutiles après la virgule. Si on laisse Excel gérer l’affichage, les nombres seront justifiés à droite, plaçant la virgule là où elle se retrouve en fonction du nombre de décimales. En utilisant un format de nombre du type ?0,0???, vos virgules (ou autre séparateur décimal) seront bien alignées dans la colonne et il n’y aura que les décimales significatives qui s’afficheront, jusqu’à concurrence de 4. Plus efficace pour la lecture et l’interprétation.

Conclusion

Il existe tout plein d’autres choses qu’on peut faire avec les formats de nombres personnalisés. Bien sûr, on est dans la zone pour utilisateurs avancés qui veulent paramétrer de façon très spécifique l’affichage de leurs cellules. Mais même les débutant peuvent s’amuser à créer des formats personnalisés, ou du moins savoir que c’est possible.