Est-il préférable de travailler avec Excel ou Access?

Vous avez un projet impliquant des données d’entreprise et vous vous demandez s’il serait préférable d’employer Excel ou Access. Comme la grande majorité des gens, vous travaillez assez souvent avec Excel tandis que Access est pour vous un mystérieux cousin éloigné que vous avez croisé 1 ou 2 fois. Votre choix se tournera immanquablement vers Excel pour éviter de perdre du temps à essayer de vous retrouver dans son acolyte. Pourtant, Access est un outil puissant et relativement simple à utiliser. Voici donc quelques fonctionnalités clés qui pourraient vous aider à choisir entre Access ou Excel.

Environnement multi-usagers

« FichierABC.xlsx et verrouillé pour modification par UnCollègue. Ouvrez le document en lecture seule… » Si vous travaillez en collaboration avec des collègues sur un fichier qui est accessible à tous via un lecteur réseau, vous êtes familier avec ce genre de message. Dans certains cas, cela ne cause pas de problème. Dans d’autres, il faut notifier la personne qui monopolise le fichier en question et espérer qu’elle vous laissera y accéder.

Avec Access, on peut séparer la partie frontale (celle qui sert à travailler avec les données) et la partie dorsale (le stockage des données). Tout le monde peut ainsi avoir sa partie frontale et accéder aux données de la partie dorsale en même temps. Dans un environnement multi-usagers, c’est un avantage majeur en faveur d’Access.

Traitement des données

Si vous devez manipuler vos données, leur appliquer un traitement quelconque pour obtenir le résultat final souhaité, sachez qu’Access offre de multiples fonctionnalités semblables à Excel. Leur utilisation n’est toutefois pas aussi simple et intuitive dans Access. Excel vous permettra de créer vos différentes étapes de traitement où bon vous semble dans les feuilles de calcul alors qu’avec Access vous devrez avoir réfléchi et planifié le tout à l’avance pour atteindre l’objectif final. À l’étape d’un premier développement, Excel se hisse en tête assez facilement sur cet aspect.

Organisation et consultation des données

Les deux logiciels permettent de stocker des données aisément. La commande Tableau d’Excel permet de créer l’équivalent d’une table de base de données et d’y rattacher des formules. Quand vient le temps de cibler certaines données particulières, les même filtres sont offerts dans l’un comme dans l’autre.

C’est toutefois dans l’organisation des données que l’on verra un différence majeure. Excel est plutôt monogame. On ne peut explorer qu’une table à la fois. Access est conçu pour mettre différentes tables en relation. Cela permet de rendre le stockage des données plus efficace et évite la redondance. Il faut toutefois organiser les données de la bonne manière, ce qui n’est pas évident quand on débute. Malgré cela, le point va quand même à Access.

Présentation des données

Avec 3-4 clics de souris, on peut créer un graphique à la fois clair et très esthétique dans Excel. Avec l’autre, n’y pensez même pas. Avec quelques clics on peut créer un rapport à la fois clair et esthétique dans Access. L’équivalent n’existe tout simplement pas chez son cousin.

Les tableaux croisés dynamiques permettent d’explorer une table de données de façon intuitive et de présenter les résultats sous forme de tableau. Vous n’aurez jamais ce résultat dans un rapport Access. Les rapports Access permettent de classer, regrouper et présenter des données similaires sur une base hiérarchique. Rien d’équivalent de l’autre côté.

Chacun possède sa force à ce niveau. Il faut choisir en fonction du résultat souhaité.

Et le gagnant est…

S’il y avait un réel gagnant, l’un des deux aurait disparu depuis longtemps. L’important n’est pas de savoir lequel est le meilleur mais plutôt lequel convient le mieux à mes besoins. Si le doute persiste, demandez un avis externe. Et peu importe le chemin qui sera emprunté, rappelez-vous qu’ils sont faits pour travailler ensemble.