Ça commence par un petit besoin

Dans plusieurs entreprises, certaines tâches Excel font simplement partie de la routine.

Chaque lundi, un employé exporte des données. Il ouvre un fichier, copie les nouvelles informations, applique quelques formules et prépare un rapport. Le processus fonctionne et personne ne remet réellement en question la façon de faire.

Pourtant, les tâches manuelles répétitives peuvent représenter un coût beaucoup plus important qu’on ne le croit.

Le problème est que ce coût apparaît rarement dans les états financiers sous le titre « manipulations Excel inutiles ». Il est réparti dans le temps de travail de plusieurs employés et devient pratiquement invisible.

Quelques minutes peuvent rapidement devenir des centaines d’heures

Prenons un exemple simple.

Une tâche demande 30 minutes et doit être effectuée chaque jour ouvrable. Cela représente environ 2,5 heures par semaine et plus de 120 heures par année.

Si le coût réel de l’employé pour l’entreprise est de 40 $ l’heure, cette seule tâche représente près de 5 000 $ annuellement.

Et il ne s’agit que d’un processus.

Dans une entreprise, plusieurs employés peuvent effectuer quotidiennement des manipulations similaires : copier des données, mettre à jour des rapports, renommer des fichiers, vérifier des informations ou préparer des tableaux.

Individuellement, chaque tâche semble relativement courte. Ensemble, elles peuvent représenter un nombre considérable d’heures.

Le coût des erreurs doit également être considéré

Le temps consacré à une tâche n’est qu’une partie du problème.

Les processus manuels sont également plus sensibles aux erreurs.

Une ligne oubliée dans un rapport peut nécessiter une nouvelle validation. Une formule écrasée peut modifier les résultats. Une mauvaise version d’un fichier peut obliger un employé à recommencer une partie du travail.

Dans certains cas, l’erreur est détectée rapidement. Dans d’autres, elle peut circuler dans l’organisation avant d’être identifiée.

Le coût réel comprend alors le temps nécessaire pour trouver l’erreur, comprendre sa cause et corriger les données ou les documents concernés.

Une automatisation bien conçue permet de standardiser les étapes du processus et de réduire les possibilités d’erreurs de manipulation.

Les employés deviennent parfois prisonniers du processus

Il existe également un coût organisationnel plus difficile à mesurer.

Certains processus Excel deviennent tellement complexes qu’une seule personne sait comment les exécuter.

Cette personne connaît l’ordre précis des opérations. Elle sait quelle feuille doit être copiée, quelle formule doit être étirée et quel fichier doit être ouvert en premier.

Tant que cette personne est disponible, le processus fonctionne.

Mais que se passe-t-il pendant ses vacances? Ou lorsqu’elle change de poste?

L’entreprise découvre alors qu’un processus important repose sur des connaissances qui n’ont jamais été véritablement intégrées à l’outil.

L’automatisation permet de transférer une partie de cette connaissance dans le système lui-même.

Automatiser ne signifie pas remplacer les employés

L’objectif d’une automatisation Excel n’est pas nécessairement de réduire les effectifs.

Dans la majorité des projets, l’objectif est plutôt d’éliminer les tâches qui utilisent du temps sans réellement profiter de l’expertise de l’employé.

Un analyste devrait consacrer son temps à analyser les résultats, pas à copier des données entre deux fichiers.

Un gestionnaire devrait pouvoir consulter un rapport sans passer une heure à le préparer.

Lorsque les tâches répétitives sont automatisées, les employés peuvent se concentrer sur les activités qui nécessitent leur jugement et leur connaissance de l’entreprise.

Comment identifier les meilleures possibilités d’automatisation?

Il n’est pas nécessaire de transformer tous les fichiers Excel de l’entreprise.

Les meilleurs candidats à l’automatisation sont généralement les processus répétitifs, prévisibles et basés sur des règles clairement définies.

Une tâche effectuée fréquemment représente également un meilleur potentiel de gain.

Il peut être utile de demander aux employés quelles sont les manipulations qu’ils répètent continuellement ou quelles tâches Excel ils trouvent particulièrement longues et frustrantes.

Les réponses permettent souvent d’identifier rapidement plusieurs possibilités d’amélioration.

Calculer le retour sur investissement

Le calcul peut être relativement simple.

Combien de temps le processus demande-t-il actuellement? Combien de fois est-il effectué chaque année? Quel est le coût approximatif du temps consacré à cette tâche?

Il faut ensuite comparer ce coût au développement d’une solution automatisée.

Une automatisation qui permet d’économiser 100 heures chaque année peut rapidement devenir rentable. Et contrairement à une économie ponctuelle, le gain se répète généralement année après année.

Chez Monsieur Excel, nous aidons les entreprises à identifier et automatiser les processus manuels réalisés dans Excel et Microsoft Access. Grâce à la programmation VBA et au développement de solutions sur mesure, il est possible de transformer plusieurs tâches répétitives en processus rapides, fiables et structurés.

La question n’est donc pas seulement : « Combien coûte l’automatisation? »

Il peut être encore plus pertinent de demander : « Combien nous coûte chaque année le fait de continuer à travailler de la même façon? »

Le point de départ : Excel

Microsoft Excel est probablement l’un des outils les plus utilisés dans les entreprises. Il permet de créer rapidement des listes, des tableaux de suivi, des calculs et des rapports adaptés à une multitude de situations.

Mais à mesure qu’un processus évolue, une question finit parfois par se poser : est-ce qu’Excel est encore le bon outil pour gérer ces données?

Microsoft Access peut alors devenir une solution particulièrement intéressante. Le choix entre Excel et Access ne dépend pas uniquement du nombre de lignes dans un fichier. Il dépend surtout de la façon dont les données sont utilisées et structurées.

Excel est excellent pour analyser et calculer

Excel est particulièrement efficace lorsqu’il faut effectuer des calculs, analyser des données ou présenter des résultats.

Les formules, les tableaux croisés dynamiques et les graphiques permettent de transformer rapidement des données en information utile. Pour plusieurs processus d’entreprise, Excel demeure donc la meilleure solution.

Le problème apparaît souvent lorsqu’un fichier Excel commence à être utilisé comme une base de données.

Une feuille contient les clients, une autre les projets et une troisième les transactions. Les mêmes informations sont copiées à plusieurs endroits et les utilisateurs doivent s’assurer manuellement que les données demeurent cohérentes.

Excel peut fonctionner de cette façon, mais ce n’est pas sa principale vocation.

Qu’est-ce qui distingue une base de données Access?

Microsoft Access est un système de gestion de base de données relationnelle. Contrairement à un fichier Excel où l’information est généralement organisée en feuilles de calcul, Access permet de répartir les données dans plusieurs tables reliées entre elles.

Prenons l’exemple d’une entreprise qui gère des projets.

Une table peut contenir les clients. Une deuxième contient les projets et une troisième les opérations associées à chaque projet.

Le nom et les coordonnées du client n’ont pas besoin d’être copiés sur chaque ligne d’opération. Le système utilise un identifiant pour établir la relation entre les différentes informations.

Cette structure réduit la duplication des données et facilite leur gestion.

Les signes qu’Excel commence à atteindre ses limites

Il n’existe pas une règle unique permettant de déterminer qu’un processus doit être transféré vers Access. Certains indices sont toutefois révélateurs.

Plusieurs utilisateurs doivent saisir ou modifier des informations. Les mêmes données sont répétées dans plusieurs feuilles. Des erreurs apparaissent parce que le nom d’un client ou d’un produit a été écrit de différentes façons.

Il peut également devenir nécessaire de gérer plusieurs types d’informations reliées entre elles : clients, projets, commandes, employés, équipements ou transactions.

Dans ce contexte, les formules Excel deviennent souvent de plus en plus complexes simplement pour retrouver et associer les bonnes données.

Une base de données relationnelle peut simplifier considérablement le processus.

Access permet de créer de véritables applications d’entreprise

Une base de données Access ne se limite pas à des tables.

Il est possible de créer des formulaires adaptés aux opérations de l’entreprise. L’utilisateur peut rechercher un client, ouvrir un projet ou saisir une transaction sans avoir à naviguer directement dans les tables.

Des règles de validation peuvent également être intégrées afin de contrôler les informations saisies.

Grâce à la programmation VBA Access, il est possible d’automatiser des processus complets : création de documents, importation de données, production de rapports ou communication avec d’autres applications Microsoft Office.

Pour certains besoins, Access devient ainsi une véritable application de gestion développée sur mesure.

Excel et Access peuvent travailler ensemble

Choisir Access ne signifie pas nécessairement abandonner Excel.

Au contraire, les deux applications sont souvent complémentaires.

Access peut être utilisé pour centraliser et structurer les données, tandis qu’Excel demeure l’outil d’analyse et de présentation.

Une solution automatisée peut, par exemple, interroger une base de données Access et transférer uniquement les informations nécessaires vers Excel. Les rapports et tableaux de bord peuvent ensuite être actualisés à partir de ces données.

Cette approche permet de profiter des forces de chaque application.

Faut-il transférer votre fichier Excel vers Access?

Pas nécessairement.

Une erreur fréquente consiste à choisir une technologie avant d’avoir analysé le processus. Un fichier Excel bien conçu peut parfois répondre parfaitement aux besoins d’une entreprise pendant plusieurs années.

Dans d’autres situations, continuer à ajouter des formules et des feuilles à un fichier déjà complexe ne fait que repousser le problème.

La première étape consiste à comprendre comment les données sont créées, utilisées et modifiées.

Chez Monsieur Excel, nous développons et améliorons des solutions Excel et Microsoft Access adaptées aux processus des entreprises. Notre objectif n’est pas de remplacer systématiquement un outil par un autre, mais de choisir une architecture qui correspond réellement au besoin.

Votre fichier Excel devient difficile à maintenir ou vos données sont réparties dans plusieurs fichiers? Une analyse de votre processus peut permettre de déterminer si une base de données Access serait une solution appropriée.

Tout le monde utilise Excel

Excel est utilisé quotidiennement dans des milliers d’entreprises pour effectuer des calculs, préparer des rapports, compiler des données ou assurer le suivi des opérations. Flexible et accessible, il permet souvent de créer rapidement une solution adaptée à un besoin précis.

Avec le temps, cependant, certains fichiers Excel prennent de l’ampleur. Les données augmentent, les étapes manuelles se multiplient et le processus qui prenait initialement quelques minutes demande maintenant plusieurs heures chaque semaine.

Comment savoir si un processus Excel devrait être automatisé? Voici sept signes qui devraient attirer votre attention.

1. Vous répétez toujours les mêmes manipulations

Copier des données, supprimer certaines colonnes, appliquer des formules, trier les résultats et produire un rapport : ces opérations peuvent sembler simples lorsqu’elles sont effectuées occasionnellement.

Lorsqu’un employé répète exactement les mêmes étapes chaque jour, chaque semaine ou chaque mois, il existe probablement une possibilité d’automatisation Excel.

Grâce à la programmation VBA, plusieurs dizaines de manipulations peuvent être regroupées dans une seule procédure. Un bouton peut alors déclencher l’importation des données, leur traitement et la création du résultat final.

L’objectif n’est pas simplement d’aller plus vite. Il s’agit également de rendre le processus constant et reproductible.

2. Les erreurs de manipulation sont fréquentes

Une formule supprimée accidentellement, une ligne oubliée ou une mauvaise plage sélectionnée peut modifier complètement le résultat d’un fichier Excel.

Plus un processus comporte d’étapes manuelles, plus le risque d’erreur augmente.

Une solution Excel automatisée permet d’intégrer des règles de validation et de contrôler les différentes étapes du traitement. Le système peut, par exemple, vérifier la présence des données requises, identifier les valeurs incohérentes et empêcher l’exécution d’une opération lorsque certaines conditions ne sont pas respectées.

L’automatisation contribue ainsi à améliorer la fiabilité des résultats.

3. Votre fichier Excel est devenu difficile à comprendre

Certains fichiers Excel évoluent pendant plusieurs années. De nouvelles feuilles sont ajoutées, les formules deviennent plus complexes et plusieurs employés apportent leurs propres modifications.

Un jour, une personne ouvre le fichier et pose la question que personne ne veut entendre : « Est-ce que quelqu’un sait exactement comment ce fichier fonctionne? »

Lorsqu’un outil essentiel à l’entreprise dépend de la mémoire d’une seule personne, il existe un risque opérationnel important.

La restructuration d’un fichier Excel permet de simplifier son fonctionnement, de centraliser les règles de calcul et de créer une interface plus intuitive pour les utilisateurs.

4. La production de vos rapports prend trop de temps

Plusieurs entreprises utilisent Excel pour produire des rapports hebdomadaires ou mensuels. Les données proviennent parfois de différents systèmes et doivent être regroupées manuellement avant de pouvoir être analysées.

Une automatisation peut permettre d’importer les données, de les consolider et de mettre à jour les tableaux nécessaires.

Dans certains cas, le rapport qui demandait plusieurs heures de préparation peut être généré en quelques minutes.

Le temps économisé peut alors être consacré à l’analyse des résultats plutôt qu’à la manipulation des données.

5. Plusieurs versions du même fichier circulent

« Rapport final.xlsx », « Rapport final 2.xlsx » et le célèbre « Rapport final VRAIMENT FINAL.xlsx » sont souvent les symptômes d’un processus qui mérite d’être revu.

Lorsque plusieurs utilisateurs travaillent avec différentes copies d’un fichier, il devient difficile de déterminer quelle version contient les bonnes informations.

Selon les besoins de l’entreprise, il est possible de revoir la structure du fichier, de centraliser certaines données ou même d’utiliser une base de données Microsoft Access pour gérer l’information de façon plus structurée.

Excel demeure alors l’outil de travail ou d’analyse, tandis que les données sont conservées dans un environnement mieux adapté.

6. Le volume de données continue d’augmenter

Un fichier qui fonctionnait parfaitement avec 2 000 lignes peut devenir beaucoup moins efficace lorsqu’il doit en traiter 200 000.

Les formules complexes, les recherches répétées et certaines méthodes de traitement peuvent considérablement ralentir Excel.

Il n’est pas toujours nécessaire d’abandonner le fichier. Une optimisation des formules, l’utilisation de tableaux en mémoire ou une programmation VBA mieux adaptée peut améliorer considérablement les performances.

Dans d’autres situations, une base de données Access ou une autre architecture de données sera plus appropriée.

L’important est de choisir la solution en fonction du besoin réel.

7. Vous vous dites souvent : « Il doit bien y avoir une meilleure façon »

C’est probablement le signe le plus révélateur.

Les employés qui utilisent un processus quotidiennement sont souvent les premiers à identifier ses limites. Ils connaissent les étapes inutiles, les manipulations répétitives et les problèmes qui reviennent constamment.

Il existe souvent une meilleure façon de travailler.

Chez Monsieur Excel, nous accompagnons les entreprises dans l’analyse et l’automatisation de leurs processus Excel. La programmation VBA, la restructuration de fichiers et l’intégration de bases de données Access permettent de créer des outils adaptés aux méthodes de travail réelles de l’entreprise.

Vous utilisez un fichier Excel devenu complexe ou vous répétez continuellement les mêmes manipulations? Une analyse de votre processus pourrait permettre d’identifier rapidement les possibilités d’amélioration et d’automatisation.

Dans de nombreuses entreprises, la gestion des données s’appuie encore sur des processus manuels : copier-coller d’un fichier à l’autre, retraitement de rapports, concaténation de feuilles Excel, ajustements de dernière minute… Ces gestes paraissent anodins, mais ils dissimulent des coûts indirects qui s’accumulent au fil des jours et freinent la performance de l’organisation.

? Des tâches répétitives qui grugent du temps

Prenons un exemple simple : un employé passe 30 minutes par jour à reclasser des données extraites d’un système pour produire un rapport hebdomadaire. Cela représente 2,5 heures par semaine, soit plus de 120 heures par an. Si l’on multiplie ce chiffre par plusieurs employés ou services, le coût devient rapidement significatif.

Et ce n’est pas tout : ces tâches sont souvent peu motivantes, sources d’erreurs, et détournent les talents d’activités à plus forte valeur ajoutée.

? Des erreurs coûteuses… mais évitables

Les manipulations manuelles ouvrent la porte à des erreurs : une formule mal ajustée, un copier-coller incomplet, un oubli dans un filtre… Ces erreurs peuvent entraîner de mauvaises décisions, retarder des livraisons ou générer des écarts financiers. Elles sont d’autant plus dangereuses qu’elles sont souvent invisibles jusqu’au moment critique.

? Le coût d’opportunité

Chaque minute passée à manipuler un tableau est une minute non investie dans l’analyse, la planification ou la réflexion stratégique. Automatiser les traitements de données libère un temps précieux pour des tâches à plus haute valeur, améliore la fiabilité des rapports, et renforce l’agilité décisionnelle de l’entreprise.

? L’automatisation, un levier concret

Les solutions existent. Un simple script VBA dans Excel, une base Access bien structurée, ou l’intégration de Power Query peut transformer une tâche manuelle en processus fluide et automatisé.

Ces améliorations ne demandent souvent qu’un investissement initial modéré… pour un retour sur investissement rapide et mesurable.

? Besoin d’un coup de pouce ?

Chez Monsieur Excel, j’accompagne les entreprises dans l’identification et l’automatisation de leurs processus manuels. Qu’il s’agisse de simplifier un fichier complexe, automatiser des rapports ou structurer vos données de manière durable, je peux vous aider à transformer vos irritants quotidiens en solutions efficaces.

? N’hésitez pas à me contacter pour en discuter !

Un très grand nombre d’entreprises utilisent Excel pour le traitement de leurs données. Typiquement, les utilisateurs se bâtissent des outils à l’aide des fonctionnalités de base du logiciel et selon les limites de leurs connaissances. Comment peut-on en faire plus afin d’améliorer la productivité ? Quel est le bon moment pour effectuer cette démarche ?

Le moment c’est maintenant ! À chaque instant où quelqu’un utilise un outil mal adapté ou improductif, il y a une perte pour l’organisation. La réponse à la question Comment peut-on faire ? nécessite une sous question : “Quel temps est disponible et dans combien de temps souhaitez-vous bénéficier des résultats ?

Le temps c’est de l’argent…

L’expression Le temps c’est de l’argent met en relief le besoin d’agir dans l’immédiat. L’investissement requis pour gagner du temps est habituellement relativement faible comparativement au coût des pertes de temps.

La formation

Pour améliorer la productivité il est possible d’opter pour des formations afin de maitriser le logiciel Microsoft Excel. Tout le monde dans l’organisation n’a pas besoin d’être un maitre à tous les niveaux mais une bonne base de connaissance dans Excel permet toujours d’éliminer des erreurs et des pertes de temps. L’utilisation efficace des classeurs, des feuilles de calcul, des formules et des fonctions, la création de tableaux de données bien organisés et l’emploi des tableaux croisés dynamiques permet normalement de traiter les données plus rapidement.

La programmation VBA

Peu de gens connaissent toutes les options qui deviennent possibles lorsqu’on intègre un minimum de programmation VBA dans Excel. L’automatisation d’un flux de travail, l’intégration avec d’autres outils (Google maps, Bases de données SQL, Suite Office, etc.), la vérification des erreurs, l’envoi de messages (courriel, texto) ne sont que quelques exemples de ce qu’il est possible de faire.

Par où commencer

Identifier les erreurs les plus courantes, les actions redondantes et les manipulations sans valeur ajoutée. Contactez nous ensuite pour définir le plan de match et le tour est joué

Nous sommes humains. Malgré notre bon vouloir et bien des efforts, nous faisons des erreurs de temps en temps. Cela est vrai dans le quotidien et c’est aussi vrai en contexte de travail. Mais combien coûte une erreur?

On peut diviser l’impact d’une erreur, si banale soit-elle, en 4 sphères distinctes.

• L’impact direct
• Le temps de recherche
• La main d’œuvre de réparation
• L’impact client

L’impact direct

L’impact direct correspond au résultat qui découle de l’erreur commise. Par exemple, si une retranscription contient une erreur, il est possible de gaspiller du matériel ou d’expédier un produit au mauvais endroit. Il faudra alors remplacer le matériel perdu. Cette portion du coût est évidente et facile à calculer. L’erreur se traduit en perte financière.

Le temps de recherche

Lorsqu’une erreur est commise, il se peut qu’elle soit détectée mais avec un certain doute. On devra alors effectuer des recherches pour vérifier l’exactitude de l’information afin de confirmer qu’il y a bien une erreur. Une fois confirmation obtenue, l’un voudra se libérer du fardeau alors que l’autre voudra l’esquiver. La recherche de coupable ressemblera à une chasse aux sorcières et un temps fou risque d’être perdu. Les entreprises qui ont un bon système de qualité pourront ensuite mettre en place les mesures correctives pour limiter les risques futurs.

La main d’œuvre de réparation

En plus du matériel qui peut être perdu à cause d’une erreur, il y a la main d’œuvre impliquée. On oublie souvent de calculer le temps qu’un employé devra passer à effectuer la correction requise. Le colis qui est expédié à la mauvaise adresse devra être préparé à nouveau, le produit devra être commandé à nouveau, une réception de marchandise additionnelle sera requise, etc. Plusieurs personnes participeront au processus de correction qui ne rapportera aucun revenu supplémentaire.

L’impact client

C’est l’impact le plus difficile à quantifier. Le client mécontent ne va probablement pas vous partager son appréciation de votre erreur. Mais la prochaine fois, il risque de se tourner vers un concurrent en espérant qu’il sera mieux servi. Même s’il ne trouve pas mieux ailleurs, sa colère pourrait faire en sorte qu’il ne revienne pas.

Alors…? Combien coûte une erreur dans votre environnement de travail?

Vous avez un projet impliquant des données d’entreprise et vous vous demandez s’il serait préférable d’employer Excel ou Access. Comme la grande majorité des gens, vous travaillez assez souvent avec Excel tandis que Access est pour vous un mystérieux cousin éloigné que vous avez croisé 1 ou 2 fois. Votre choix se tournera immanquablement vers Excel pour éviter de perdre du temps à essayer de vous retrouver dans son acolyte. Pourtant, Access est un outil puissant et relativement simple à utiliser. Voici donc quelques fonctionnalités clés qui pourraient vous aider à choisir entre Access ou Excel.

Environnement multi-usagers

“FichierABC.xlsx et verrouillé pour modification par UnCollègue. Ouvrez le document en lecture seule…” Si vous travaillez en collaboration avec des collègues sur un fichier qui est accessible à tous via un lecteur réseau, vous êtes familier avec ce genre de message. Dans certains cas, cela ne cause pas de problème. Dans d’autres, il faut notifier la personne qui monopolise le fichier en question et espérer qu’elle vous laissera y accéder.

Avec Access, on peut séparer la partie frontale (celle qui sert à travailler avec les données) et la partie dorsale (le stockage des données). Tout le monde peut ainsi avoir sa partie frontale et accéder aux données de la partie dorsale en même temps. Dans un environnement multi-usagers, c’est un avantage majeur en faveur d’Access.

Traitement des données

Si vous devez manipuler vos données, leur appliquer un traitement quelconque pour obtenir le résultat final souhaité, sachez qu’Access offre de multiples fonctionnalités semblables à Excel. Leur utilisation n’est toutefois pas aussi simple et intuitive dans Access. Excel vous permettra de créer vos différentes étapes de traitement où bon vous semble dans les feuilles de calcul alors qu’avec Access vous devrez avoir réfléchi et planifié le tout à l’avance pour atteindre l’objectif final. À l’étape d’un premier développement, Excel se hisse en tête assez facilement sur cet aspect.

Organisation et consultation des données

Les deux logiciels permettent de stocker des données aisément. La commande Tableau d’Excel permet de créer l’équivalent d’une table de base de données et d’y rattacher des formules. Quand vient le temps de cibler certaines données particulières, les même filtres sont offerts dans l’un comme dans l’autre.

C’est toutefois dans l’organisation des données que l’on verra un différence majeure. Excel est plutôt monogame. On ne peut explorer qu’une table à la fois. Access est conçu pour mettre différentes tables en relation. Cela permet de rendre le stockage des données plus efficace et évite la redondance. Il faut toutefois organiser les données de la bonne manière, ce qui n’est pas évident quand on débute. Malgré cela, le point va quand même à Access.

Présentation des données

Avec 3-4 clics de souris, on peut créer un graphique à la fois clair et très esthétique dans Excel. Avec l’autre, n’y pensez même pas. Avec quelques clics on peut créer un rapport à la fois clair et esthétique dans Access. L’équivalent n’existe tout simplement pas chez son cousin.

Les tableaux croisés dynamiques permettent d’explorer une table de données de façon intuitive et de présenter les résultats sous forme de tableau. Vous n’aurez jamais ce résultat dans un rapport Access. Les rapports Access permettent de classer, regrouper et présenter des données similaires sur une base hiérarchique. Rien d’équivalent de l’autre côté.

Chacun possède sa force à ce niveau. Il faut choisir en fonction du résultat souhaité.

Et le gagnant est…

S’il y avait un réel gagnant, l’un des deux aurait disparu depuis longtemps. L’important n’est pas de savoir lequel est le meilleur mais plutôt lequel convient le mieux à mes besoins. Si le doute persiste, demandez un avis externe. Et peu importe le chemin qui sera emprunté, rappelez-vous qu’ils sont faits pour travailler ensemble.

Je reçois régulièrement des demandes de formation provenant de gestionnaires qui ont une idée du potentiel offert par Microsoft Excel (ainsi que Microsoft Access) et qui veulent développer les connaissances de leurs équipes de travail afin de les rendre plus performantes.

Il ne fait aucun doute que le principe est bon et louable. Ceci étant dit, il arrive souvent que les aspirations soient grandes… parfois trop grandes. Les attentes face aux résultats d’une formation doivent être adaptées au contexte de celle-ci. Une recette sera excellente si on a de bons ingrédients à la base. Quels sont ces ingrédients?

Potentiel

C’est une évidence qui n’est pas toujours évidente. Les attentes seront naturellement moindres face à une personne qui a de la difficulté avec l’utilisation de base d’un ordinateur. Mais bien des gens qui savent se servir d’un ordinateur ont de la difficulté avec la compréhension conceptuelle qui est requise pour devenir un utilisateur avancé d’Excel. Cette capacité à jongler avec des concepts est plus difficile à percevoir chez un individu.

Motivation

Il se peut qu’une personne ait un fort potentiel mais qu’elle n’ait pas vraiment d’intérêt face aux notions. Apprendre exige un certain effort et qui dit effort dit motivation. J’avais tout le potentiel pour devenir un grand danseur mais aucune motivation à le faire. (Bon d’accord… Je n’avais pas vraiment de potentiel pour la danse mais je voulais citer un exemple)

Créativité et vision

Avec un potentiel et de l’intérêt, on peut apprendre plein de choses. Il faut ensuite employer les apprentissages pour créer et améliorer les outils Excel. Pour cela il faut posséder une dose de créativité et une certaine vision des processus qu’on veut automatiser.

Pratique

Comme pour la musique, le golf ou la danse, il faut apprendre et ensuite mettre en pratique. Si on ne pratique pas assez régulièrement, on finit par oublier.

Il faut donc réunir ces ingrédients pour réussir sa recette et atteindre des résultats qui procureront satisfaction.

 Qu’est-ce qui est le plus efficace?

• Offrir de la formation Excel à vos employés pour qu’il développent des outils plus élaborés et performants
• Confier le développement d’un système basé sur Excel à un expert en sous-traitance

La question peut sembler floue, le contexte nébuleux et la réponse difficile à trouver. Il faut donc définir le besoin et le contexte pour y répondre. Disons que vous êtes gestionnaire dans une entreprise et vous souhaitez améliorer le rendement dans votre département. Parmi les options possibles il y a le développement d’outils Excel qui permettront de traiter des données plus rapidement, efficacement et avec moins d’erreur.

Pour ce faire, vous pourrez

1. Utiliser les connaissances actuelles de vos employés
2. Développer les connaissances de certains candidats pour qu’il puissent concevoir les outils
3. Confier le développement des outils Excel (ou Access) à un expert en sous-traitance

Analysons les résultats que vous obtiendrez.

Connaissances actuelles

Vos employés sont certainement excellents (du moins on vous le souhaite). Ils ont des connaissances en lien avec leur domaine d’emploi et maîtrisent assez bien les tâches que vous leur confiez. Ils ne sont probablement pas des spécialistes en analyse de processus d’affaires ni des spécialistes Excel. Ils pourront donc vous concocter des outils de base qui “feront la job”. Je dirais qu’en général, ils peuvent atteindre 25%-40% d’efficacité. C’est mieux que 0% mais c’est loin d’un 90%. Le coût de cette option est minime puisqu’il se limite aux salaires (que vous payez déjà).

Par contre, il y a un risque. Si vous avez un petit génie qui peut vous développer une solution qui atteindra 75% d’efficacité, vous vous féliciterez de l’avoir engagé et serez très satisfait du résultat obtenu. Jusqu’à… Les petits génies sont souvent courtisés. S’il quitte l’entreprise, il partira avec son savoir, vous laissant avec un outil qui, tôt ou tard, aura besoin d’ajustement. Vous devrez alors trouver un autre petit génie.

Développer les connaissances

Sans la moindre hésitation, il s’agit d’une bonne option. Le sentiment d’appartenance de vos employés sera renforcé et leurs connaissances pourront profiter à l’entreprise. Les candidats formés pourront devenir des “super-utilisateurs” auxquels tout le monde se référera. Avec un bassin de connaissances Excel partagé par plusieurs personnes, le risque de problèmes reliés au départ d’un employé devient presque nul. Les solutions développées à l’aide d’Excel pourront certainement atteindre 40%-70% d’efficacité.

En contre-partie, le temps de développement requis sera plus long. Pendant ce temps, les employés ne pourront accomplir leurs autres tâches. Cela aura pour effet d’ajouter de la pression sur leurs épaules et il est possible que les coins soient tournés ronds.

Le coût immédiat relativement élevé. Si on considère le coût de la formation, les salaires des employés pendant la formation et ensuite pour faire le développement, on obtient somme rondelette. Les résultats seront observable sur le long terme et l’investissement devrait être rentable.

Sous-traitance

Le sous-traitant pourra vous livrer une solution qui devrait atteindre au moins 90% d’efficacité. Les activités quotidiennes de votre entreprise ne seront pas affectées pendant le développement puisque vos employés pourront continuer à faire leur travail. Si les requis sont clairement définis au départ, il y aura une certaine garantie de résultat, ce qui n’est pas le cas avec des employés à l’interne.

L’envers de la médaille est que le sous-traitant ne maîtrise pas vos processus d’affaires comme vos gens à l’interne. Il est fort probable que des ajustements seront requis et qu’il y aura un coût qui en découlera.

Le coût initial pourra sembler élevé. Il faut donc qu’il y ait un RSI (retour sur investissement) pour éviter que ce soit une dépense plutôt qu’un investissement. Le choix du sous-traitant et des intervenants internes dans le projet aura un impact énorme sur le RSI. Assurez-vous donc de bien choisir. Et rappelons-nous qu’un salaire épargné par l’automatisation de certaines tâches vaut amplement un investissement de quelques milliers de dollars.

Quelle est la meilleure solution

Il n’y a rien de parfait en ce bas monde. Je ne crois pas qu’il existe une réponse à la question. La seule certitude est que le statu quo qui engendre des pertes de temps et des erreurs n’est pas une solution.