Le surmenage qui ne devrait pas être

On va faire ça avec Excel…

J’aimerais vous partager un cas rencontré récemment. Dans la grande majorité des entreprises, on utilise Excel pour de multiples usages. Chacun y va de son mieux avec les connaissances qu’il possède. Lorsqu’on rencontre un nouveau besoin et qu’il n’existe pas de logiciel car le besoin est trop spécifique à l’entreprise, on utilise Excel.

Habituellement c’est efficace, i.-e. ça permet d’atteindre le résultat voulu. Mais l’efficience est requise dans le monde du travail. Pour ceux qui ont des doutes sur la différence entre l’un et l’autre

• Efficace permet d’atteindre le résultat voulu
• Efficient est le meilleur moyen (plus facile, rapide et performant) d’atteindre le résultat en question

Débordements

Mon cas met en vedette un gestionnaire qui avait des débordements saisonniers. Chaque fois que la haute saison arrivait, les dossiers s’empilaient, les clients s’impatientaient, les erreurs se multipliaient et le temps supplémentaire rendait la période extrêmement pénible. L’envie de quitter pour trouver mieux ailleurs revenait à chaque fois.

Une intervention de 5h

Au lieu rester passif et de «misérabiliser» sa vie pendant 8 semaines, le gestionnaire en question m’a passé un coup de fil. Il a fait appel à mes services pour améliorer son outil et automatiser certaines manipulations. Il aura fallu investir 5h pour

• Analyser et comprendre le flot d’information
• Réfléchir sur les améliorations possibles
• Expliquer au gestionnaire ce que je propose (pour fins de validation)
• Modifier le document en question
• Présenter la nouvelle version et donner une mini formation
• Procéder aux ajustements requis (il y a toujours des ajustements mineurs)

Résultat après ces 5h

• Diminution du risque d’erreurs
• Gain de temps approximatif de 15 minutes par utilisation de l’outil
• Gain de temps lors des mises à jour de données (environ 15 minutes)
• Augmentation de la productivité

Résultat

Grâce aux améliorations, le traitement des dossiers peut se faire à l’intérieur des heures normales de travail, les clients attendent moins pour obtenir réponse et il y a moins d’erreurs. Mais le plus important est que le gestionnaire est libéré de la pression qui lui donnait envie de quitter son emploi. Pour l’employeur autant que pour l’employé, c’est un gain appréciable. Difficile à chiffrer mais j’ai entendu dire que le remplacement d’un gestionnaire coûte tout près d’une année de salaire à l’entreprise. Et pour l’employé, tout lâcher et recommencer ailleurs n’est pas de tout repos.

Le comparatif

Si vous vous reconnaissez dans les lignes précédentes, demandez-vous et demandez à votre employeur combien coûtent les erreurs dues à la surcharge de travail, les clients insatisfaits à cause des délais et surtout combien coûterait un remplacement suite à un congé maladie (la mention d’un départ sonne un peu trop comme une menace selon moi). Le comparatif VS un investissement dans un outil plus efficient est habituellement assez éloquent.