Le publipostage

Excel ne fait pas de publipostage

Vous avez raison: Excel ne fait pas de publipostage. Mais lorsqu’on a des documents similaires à produire, l’emploi d’un publipostage permet de traiter un très grand nombre de documents en seulement quelques minutes. Pour cela, Excel est votre meilleur allié. Et de loin!!

La famille Office

Bien sûr, la famille Office est la première à laquelle on pensera pour ce genre de travail. Que ce soit Word, Publisher ou Outlook (Oui, oui! On peut faire du publipostage pour envoyer des courriels personnalisés), tous ces logiciels faisans partie de la même famille, ils permettent de personnaliser un modèle de base et ainsi d’automatiser la production de documents.

Adobe

La famille Adobe permet aussi de fusionner des documents pour en faire des versions uniques et personnalisées. Encore une fois, on peut automatiser une tâche répétitive et ainsi accélérer la production des documents de même type.

Les fonctions Excel

Pour rendre le travail aussi efficace et rapide que possible, il est bon de connaître quelques fonctions Excel qui élimineront le besoin de faire des ajustements manuels.

1. MAJUSCULE
   1. Convertira tous les caractères d’une cellule en lettres majuscules
2. MINUSCULE
   1. Convertira tous les caractères d’une cellule en lettres minuscules
3. NOMPROPRE
   1. Convertira les mots qui sont dans une cellule en mettant la première lettre majuscule et les suivantes en minucules
4. CHERCHE
   1. Permet de trouver la position d’un caractère spécifique ou d’une chaîne de caractères à l’intérieur d’une cellule
   2. Combinée avec les fonctions GAUCHE et DROITE, permet de tronquer le contenu d’une cellule à partir d’un caractère spécifique
5. CONCATENER
   1. Permet de combiner du texte et/ou le contenu d’une ou plusieurs cellules
6. SUBSTITUE
   1. Permet de rechercher une chaîne de caractère dans une cellule et de remplacer celle-ci par une nouvelle chaîne
   2. Combinée avec la fonction SI, permet de changer des formulations complètes à l’intérieur d’un texte

Possibilités infinies

Lorsqu’on commence à explorer l’univers des fonctions texte dans Excel, on se rend rapidement compte que le publipostage prend une toute autre dimension. Les possibilités pour automatiser la création de documents deviennent presque infinies!