Ça commence par un petit besoin

Dans plusieurs entreprises, certaines tâches Excel font simplement partie de la routine.

Chaque lundi, un employé exporte des données. Il ouvre un fichier, copie les nouvelles informations, applique quelques formules et prépare un rapport. Le processus fonctionne et personne ne remet réellement en question la façon de faire.

Pourtant, les tâches manuelles répétitives peuvent représenter un coût beaucoup plus important qu’on ne le croit.

Le problème est que ce coût apparaît rarement dans les états financiers sous le titre « manipulations Excel inutiles ». Il est réparti dans le temps de travail de plusieurs employés et devient pratiquement invisible.

Quelques minutes peuvent rapidement devenir des centaines d’heures

Prenons un exemple simple.

Une tâche demande 30 minutes et doit être effectuée chaque jour ouvrable. Cela représente environ 2,5 heures par semaine et plus de 120 heures par année.

Si le coût réel de l’employé pour l’entreprise est de 40 $ l’heure, cette seule tâche représente près de 5 000 $ annuellement.

Et il ne s’agit que d’un processus.

Dans une entreprise, plusieurs employés peuvent effectuer quotidiennement des manipulations similaires : copier des données, mettre à jour des rapports, renommer des fichiers, vérifier des informations ou préparer des tableaux.

Individuellement, chaque tâche semble relativement courte. Ensemble, elles peuvent représenter un nombre considérable d’heures.

Le coût des erreurs doit également être considéré

Le temps consacré à une tâche n’est qu’une partie du problème.

Les processus manuels sont également plus sensibles aux erreurs.

Une ligne oubliée dans un rapport peut nécessiter une nouvelle validation. Une formule écrasée peut modifier les résultats. Une mauvaise version d’un fichier peut obliger un employé à recommencer une partie du travail.

Dans certains cas, l’erreur est détectée rapidement. Dans d’autres, elle peut circuler dans l’organisation avant d’être identifiée.

Le coût réel comprend alors le temps nécessaire pour trouver l’erreur, comprendre sa cause et corriger les données ou les documents concernés.

Une automatisation bien conçue permet de standardiser les étapes du processus et de réduire les possibilités d’erreurs de manipulation.

Les employés deviennent parfois prisonniers du processus

Il existe également un coût organisationnel plus difficile à mesurer.

Certains processus Excel deviennent tellement complexes qu’une seule personne sait comment les exécuter.

Cette personne connaît l’ordre précis des opérations. Elle sait quelle feuille doit être copiée, quelle formule doit être étirée et quel fichier doit être ouvert en premier.

Tant que cette personne est disponible, le processus fonctionne.

Mais que se passe-t-il pendant ses vacances? Ou lorsqu’elle change de poste?

L’entreprise découvre alors qu’un processus important repose sur des connaissances qui n’ont jamais été véritablement intégrées à l’outil.

L’automatisation permet de transférer une partie de cette connaissance dans le système lui-même.

Automatiser ne signifie pas remplacer les employés

L’objectif d’une automatisation Excel n’est pas nécessairement de réduire les effectifs.

Dans la majorité des projets, l’objectif est plutôt d’éliminer les tâches qui utilisent du temps sans réellement profiter de l’expertise de l’employé.

Un analyste devrait consacrer son temps à analyser les résultats, pas à copier des données entre deux fichiers.

Un gestionnaire devrait pouvoir consulter un rapport sans passer une heure à le préparer.

Lorsque les tâches répétitives sont automatisées, les employés peuvent se concentrer sur les activités qui nécessitent leur jugement et leur connaissance de l’entreprise.

Comment identifier les meilleures possibilités d’automatisation?

Il n’est pas nécessaire de transformer tous les fichiers Excel de l’entreprise.

Les meilleurs candidats à l’automatisation sont généralement les processus répétitifs, prévisibles et basés sur des règles clairement définies.

Une tâche effectuée fréquemment représente également un meilleur potentiel de gain.

Il peut être utile de demander aux employés quelles sont les manipulations qu’ils répètent continuellement ou quelles tâches Excel ils trouvent particulièrement longues et frustrantes.

Les réponses permettent souvent d’identifier rapidement plusieurs possibilités d’amélioration.

Calculer le retour sur investissement

Le calcul peut être relativement simple.

Combien de temps le processus demande-t-il actuellement? Combien de fois est-il effectué chaque année? Quel est le coût approximatif du temps consacré à cette tâche?

Il faut ensuite comparer ce coût au développement d’une solution automatisée.

Une automatisation qui permet d’économiser 100 heures chaque année peut rapidement devenir rentable. Et contrairement à une économie ponctuelle, le gain se répète généralement année après année.

Chez Monsieur Excel, nous aidons les entreprises à identifier et automatiser les processus manuels réalisés dans Excel et Microsoft Access. Grâce à la programmation VBA et au développement de solutions sur mesure, il est possible de transformer plusieurs tâches répétitives en processus rapides, fiables et structurés.

La question n’est donc pas seulement : « Combien coûte l’automatisation? »

Il peut être encore plus pertinent de demander : « Combien nous coûte chaque année le fait de continuer à travailler de la même façon? »