Mise en forme conditionnelle

Une personne de mon entourage a récemment eu à apporter des ajustements de salaire à plusieurs centaines de personnes. Pour certains, il s’agissait d’une augmentation et donc d’une bonne nouvelle. Pour les moins chanceux, l’exercice causait une baisse de revenus.

Comment mettre en évidence les variations négatives pour faire une double vérification? La mise en forme conditionnelle serait une option toute indiquée.

Pour ceux qui n’utilisent pas encore cet outil, son fonctionnement est vraiment très simple. Il suffit d’appliquer un test logique et de dire à Excel comment la cellule doit être formatée lorsque la condition est remplie.

Imaginons que l’ancien salaire est dans la colonne « K » et que le nouveau salaire s’affiche dans la colonne « L » pour tous les employés. On ajoute une colonne « M » qui calcule la variation entre « K » et « L »; si la variation est positive, on fait afficher la cellule en vert, si la variation est neutre, en jaune et si la variation est négative, on fait afficher la cellule en rouge.

Pour faire cela, il suffira de créer 3 règles avec 3 couleurs différentes et de les appliquer aux bonnes cellules. C’est l’histoire de 5 minutes et ça permet de voir clairement ce qui se passe.

En plus, on pourra trier ou filtrer les valeurs en fonction des couleurs et ainsi se concentrer sur un groupe en particulier.

La commande de mise en forme conditionnelle se trouve dans l’onglet du ruban Accueil. Attention de ne pas vous faire prendre : il est possible d’assigner la mise en forme conditionnelle à la fin de l’exercice en choisissant  Gérer les règles mais c’est tellement plus simple de sélectionner les cellules avant de créer les règles. Je vous recommande fortement de procéder ainsi. Surtout pour les premières fois.

Sélectionnez les cellules qui doivent changer d’apparence, cliquez sur la commande  Mise en forme conditionnelle, choisissez  Règles de mise en surbrillance des cellules, et choisissez Supérieur à. Attribuez la valeur zéro et choisissez  Remplissage vert avec texte vert foncé.

Ensuite, répéter l’exercice mais avec l’option  Égal à, attribuez encore la valeur zéro et choisissez  Remplissage jaune avec texte jaune foncé. Une autre fois en choisissant Inférieur à, toujours valeur à zéro et Remplissage rouge avec texte rouge foncé. Voilà! Vos cellules sont maintenant colorées selon la variation.

Bien sûr, vous n’êtes pas obligé de faire colorer toutes les cellules. Vous pourriez choisir de colorer seulement les baisses de salaire pour faire la double vérification et savoir qui aura la mine basse en recevant la nouvelle. Vous pourrez en profiter pour envoyer quelque chose de positif en parallèle pour aider à faire passer la pilule.