Formation ou sous-traitance?

 Qu’est-ce qui est le plus efficace?

• Offrir de la formation Excel à vos employés pour qu’il développent des outils plus élaborés et performants
• Confier le développement d’un système basé sur Excel à un expert en sous-traitance

La question peut sembler floue, le contexte nébuleux et la réponse difficile à trouver. Il faut donc définir le besoin et le contexte pour y répondre. Disons que vous êtes gestionnaire dans une entreprise et vous souhaitez améliorer le rendement dans votre département. Parmi les options possibles il y a le développement d’outils Excel qui permettront de traiter des données plus rapidement, efficacement et avec moins d’erreur.

Pour ce faire, vous pourrez

1. Utiliser les connaissances actuelles de vos employés
2. Développer les connaissances de certains candidats pour qu’il puissent concevoir les outils
3. Confier le développement des outils Excel (ou Access) à un expert en sous-traitance

Analysons les résultats que vous obtiendrez.

Connaissances actuelles

Vos employés sont certainement excellents (du moins on vous le souhaite). Ils ont des connaissances en lien avec leur domaine d’emploi et maîtrisent assez bien les tâches que vous leur confiez. Ils ne sont probablement pas des spécialistes en analyse de processus d’affaires ni des spécialistes Excel. Ils pourront donc vous concocter des outils de base qui « feront la job ». Je dirais qu’en général, ils peuvent atteindre 25%-40% d’efficacité. C’est mieux que 0% mais c’est loin d’un 90%. Le coût de cette option est minime puisqu’il se limite aux salaires (que vous payez déjà).

Par contre, il y a un risque. Si vous avez un petit génie qui peut vous développer une solution qui atteindra 75% d’efficacité, vous vous féliciterez de l’avoir engagé et serez très satisfait du résultat obtenu. Jusqu’à… Les petits génies sont souvent courtisés. S’il quitte l’entreprise, il partira avec son savoir, vous laissant avec un outil qui, tôt ou tard, aura besoin d’ajustement. Vous devrez alors trouver un autre petit génie.

Développer les connaissances

Sans la moindre hésitation, il s’agit d’une bonne option. Le sentiment d’appartenance de vos employés sera renforcé et leurs connaissances pourront profiter à l’entreprise. Les candidats formés pourront devenir des « super-utilisateurs » auxquels tout le monde se référera. Avec un bassin de connaissances Excel partagé par plusieurs personnes, le risque de problèmes reliés au départ d’un employé devient presque nul. Les solutions développées à l’aide d’Excel pourront certainement atteindre 40%-70% d’efficacité.

En contre-partie, le temps de développement requis sera plus long. Pendant ce temps, les employés ne pourront accomplir leurs autres tâches. Cela aura pour effet d’ajouter de la pression sur leurs épaules et il est possible que les coins soient tournés ronds.

Le coût immédiat relativement élevé. Si on considère le coût de la formation, les salaires des employés pendant la formation et ensuite pour faire le développement, on obtient somme rondelette. Les résultats seront observable sur le long terme et l’investissement devrait être rentable.

Sous-traitance

Le sous-traitant pourra vous livrer une solution qui devrait atteindre au moins 90% d’efficacité. Les activités quotidiennes de votre entreprise ne seront pas affectées pendant le développement puisque vos employés pourront continuer à faire leur travail. Si les requis sont clairement définis au départ, il y aura une certaine garantie de résultat, ce qui n’est pas le cas avec des employés à l’interne.

L’envers de la médaille est que le sous-traitant ne maîtrise pas vos processus d’affaires comme vos gens à l’interne. Il est fort probable que des ajustements seront requis et qu’il y aura un coût qui en découlera.

Le coût initial pourra sembler élevé. Il faut donc qu’il y ait un RSI (retour sur investissement) pour éviter que ce soit une dépense plutôt qu’un investissement. Le choix du sous-traitant et des intervenants internes dans le projet aura un impact énorme sur le RSI. Assurez-vous donc de bien choisir. Et rappelons-nous qu’un salaire épargné par l’automatisation de certaines tâches vaut amplement un investissement de quelques milliers de dollars.

Quelle est la meilleure solution

Il n’y a rien de parfait en ce bas monde. Je ne crois pas qu’il existe une réponse à la question. La seule certitude est que le statu quo qui engendre des pertes de temps et des erreurs n’est pas une solution.