La Validation des données

Validation de données

Dans un article précédent, j’ai parlé des Tableaux Excel et de quelques avantages qu’ils procurent. Cette méthode de travail permet de filtrer et de faire une analyse de base simplement et rapidement. J’ai aussi effleuré les Tableaux croisés dynamiques qui permettent un niveau d’analyse plus poussé lorsque c’est requis.

Ces merveilleux outils fonctionnent à merveille lorsque les données ont été entrées correctement et de façon uniforme. S’il y a des variations dans le modèle de saisie, les chances sont grandes pour que les résultats d’analyse deviennent boiteux. Cela vous place devant un choix : soit vous « nettoyez » les données en corrigeant les variantes qui nuisent, soit vous éliminez celles-ci de votre analyse en vous concentrant sur celles qui sont entrées correctement.

L’option un requiert un investissement de temps que vous n’avez probablement pas. L’option deux donnera des résultats biaisés. Dans tous les cas, vous serez biaisé mais sans le premier « i ».

La solution à ce problème passe par la commande Validation des données. Avec cette commande, vous pourrez définir les paramètres pour chaque colonne et vous assurer de la conformité des données qui y seront saisies.

Il suffit de sélectionner les cellules qui doivent être Validées et de cliquer sur  Validation des données dans l’onglet du ruban Données. Vous pourrez ensuite choisir le type de données à entrer dans les cellules en question ou bien définir une liste précise de laquelle il ne sera pas possible de déroger.

En plus d’empêcher la saisie de données non conformes, il sera possible de laisser une directive pour guider l’utilisateur. Vous pourrez faire afficher un message qui s’affichera dès que la cellule sera sélectionnée. Vous pourrez aussi définir un message d’erreur avec des directives supplémentaires.

Avec la  Validation des données, plus besoin de faire le nettoyage de vos tableaux de données avant de les utiliser. Plutôt intéressant n’est-ce pas !?!?