Les graphiques : méthode simplifiée
Excel permet de créer des graphiques simplement et rapidement. Il est l’outil le plus communément utilisé pour la production de graphiques en entreprise. Malgré la simplicité incroyable de cette fonctionnalité, il peut parfois s’avérer difficile d’atteindre le résultat voulu. Les prochaines lignes expliquent la méthode de travail que je recommande pour obtenir de bons résultats rapidement.
La bonne source de données
Il arrive parfois qu’on veuille produire un graphique à partir d’un tableau de données qui a été créé pour d’autres fins. Le tableau peut contenir des données inutiles pour le graphique, ce qui causera de l’interférence au niveau visuel. Il est toujours préférable de travailler à partir d’un tableau créé spécifiquement pour le graphique.
Si ce n’est pas possible, ne vous en faites pas. Il y a d’autres solutions. On ne veut pas non plus créer un double des données et risquer de se perdre dans un fouillis…
Intervertir les lignes/colonnes
Il s’agit d’un petit bouton magique qui permet d’inter-changer l’axe sur lequel s’affiche les valeurs. Une fois qu’on l’a utilisé une fois, on ne peut plus s’en passer. Il ne résout pas tous les problèmes mais il devrait devenir un réflexe automatique quand vous créez un graphique dans Excel.
Disposition rapide
Vous connaissez certainement la loi de Pareto. Elle s’applique pour les graphiques Excel. Les dispositions rapides permettent d’organiser efficacement l’information de votre graphique en 2 clics de souris dans 80% des cas. Au lieu d’ajouter et enlever des éléments un a un, c’est le 2e réflexe à développer.
Styles du graphique
Une fois qu’on a les bonnes données, qu’elles sont au bon endroit et que tout ce qui est pertinent est présent (sans qu’il y ait du superflu), il ne reste qu’à ajuster le style du graphique. Encore une fois, les styles créés par Microsoft sont efficaces 80% du temps. Bien sûr, il se peut que vous préfériez tout faire à partir de zéro mais le temps que vous prendrez pour faire cela pourrait probablement être mieux investi…
Le publipostage
Excel ne fait pas de publipostage
Vous avez raison: Excel ne fait pas de publipostage. Mais lorsqu’on a des documents similaires à produire, l’emploi d’un publipostage permet de traiter un très grand nombre de documents en seulement quelques minutes. Pour cela, Excel est votre meilleur allié. Et de loin!!
La famille Office
Bien sûr, la famille Office est la première à laquelle on pensera pour ce genre de travail. Que ce soit Word, Publisher ou Outlook (Oui, oui! On peut faire du publipostage pour envoyer des courriels personnalisés), tous ces logiciels faisans partie de la même famille, ils permettent de personnaliser un modèle de base et ainsi d’automatiser la production de documents.
Adobe
La famille Adobe permet aussi de fusionner des documents pour en faire des versions uniques et personnalisées. Encore une fois, on peut automatiser une tâche répétitive et ainsi accélérer la production des documents de même type.
Les fonctions Excel
Pour rendre le travail aussi efficace et rapide que possible, il est bon de connaître quelques fonctions Excel qui élimineront le besoin de faire des ajustements manuels.
- MAJUSCULE
- Convertira tous les caractères d’une cellule en lettres majuscules
- MINUSCULE
- Convertira tous les caractères d’une cellule en lettres minuscules
- NOMPROPRE
- Convertira les mots qui sont dans une cellule en mettant la première lettre majuscule et les suivantes en minucules
- CHERCHE
- Permet de trouver la position d’un caractère spécifique ou d’une chaîne de caractères à l’intérieur d’une cellule
- Combinée avec les fonctions GAUCHE et DROITE, permet de tronquer le contenu d’une cellule à partir d’un caractère spécifique
- CONCATENER
- Permet de combiner du texte et/ou le contenu d’une ou plusieurs cellules
- SUBSTITUE
- Permet de rechercher une chaîne de caractère dans une cellule et de remplacer celle-ci par une nouvelle chaîne
- Combinée avec la fonction SI, permet de changer des formulations complètes à l’intérieur d’un texte
Possibilités infinies
Lorsqu’on commence à explorer l’univers des fonctions texte dans Excel, on se rend rapidement compte que le publipostage prend une toute autre dimension. Les possibilités pour automatiser la création de documents deviennent presque infinies!
Les types de références dans Excel: un mal nécessaire
Les types de références Excel
Les formules et les fonctions peuvent utiliser le contenu d’une cellule comme argument. L’argument prendra alors la forme
d’une coordonnée de cellule (A22, T3, etc). Lorsqu’on copie une fonction ou une formule d’une cellule vers une autre, en
utilisant la fonction copier-coller ou encore les poignées de recopie, les cellules utilisées comme référence peuvent prendre
3 formes
1. Référence relative
2. Référence absolue
3. Référence mixte
RÉFÉRENCE RELATIVE
La référence relative est le type par défaut qui sera appliqué lors de la copie d’une fonction. On dit que la référence est
relative puisqu’elle subira le même déplacement que celui entre la cellule d’origine, qui contient la fonction copiée, et la
cellule de destination où sera collée cette fonction.
Dans l’exemple ci-contre, la fonction en A4 est copiée dans la cellule C8. Les arguments de la fonction en A4 sont A2 et B2.
Les arguments de cette fonction copiés en C8 seront C6 et D6.
RÉFÉRENCE ABSOLUE
La référence absolue ne subira aucun déplacement lors de la copie d’une fonction. Peu importe l’origine et la destination, la
fonction réfèrera toujours spécifiquement à la même cellule.
? Pour transformer une référence relative en référence absolue, il faut ajouter le symbole $ avant la lettre et le
chiffre correspondant aux coordonnées de la cellule.
? Ainsi, la référence relative A2 deviendra absolue si on ajoute les $ pour obtenir $A$2.
RÉFÉRENCE MIXTE
La référence mixte ne contient qu’un seul $. Elle subira uniquement le déplacement de la coordonnée qui n’a pas de $.
La fonction en A4 a comme argument $A2 et B$2. Si on copie cette fonction en C8, les arguments seront A6 et D2.
Présenté en texte, c’est très abstrait et déroutant. Il faut faire des expériences directement dans Excel pour s’approprier le tout et apprendre à l’utiliser efficacement au quotidien. Allez-y, faites vos essais et vous finirez par maîtriser le tout: vous aurez dompté la bête!!
Les formules matricielles
Les formules matricielles sont des formules qui emploient une matrice de nombre pour retourner leur résultat. Nous utilisons, sans trop le savoir, plusieurs formules matricielles. La fonction SOMME.SI est un bon exemple. Il y a une opération de validation pour chaque cellule et ce sont uniquement les cellules qui respectent la condition qui seront additionnées. La fonction SOMMEPROD est un autre exemple de fonction matricielle.
Le hic, c’est qu’il n’existe pas de forme matricielle pour toutes les fonctions. Les fonctions MAX.SI ou encore GRANDE.VALEUR.SI n’existent pas. Pourtant, il se peut que vous vouliez trouver la plus grande valeur ou la Nième plus grande valeur d’une série qui respecte une condition. C’est là qu’il est important de connaitre comment transformer une fonction ordinaire en fonction matricielle.
Le fichier que vous pouvez télécharger en cliquant sur le lien ci-dessous contient une série de 1500 nombres de 1 à 10 000.
Fichier exemple formule matricielle
À côté de chaque nombre on retrouve une lettre (A, B, C ou D). Il est facile d’extraire la plus grande valeur de cette série avec la fonction MAX. On peut aussi extraire la Nième plus grande valeur avec la fonction GRANDE.VALEUR. Mais si on veut connaitre la 3e plus grande valeur qui est associée à la lettre D, on devra créer une nouvelle colonne, y mettre un test logique (SI) pour vérifier si c’est bien la lettre D, ensuite appliquer un filtre pour garder seulement les lignes qui passent le test et finalement trouver la valeur MAX.
Tout ça peut être fait en une seule opération avec l’aide de la fonction GRANDE.VALEUR qui utilisera une fonction SI en mode matriciel. En faisant cela, on fera comme si on avait ajouté le test logique sur chacune des 1500 lignes.
Pour réussir cela, on devra utiliser une fonction SI pour l’argument Matrice de la fonction GRANDE.VALEUR. L’argument K (qui est le rang recherché; 1er, 2e, 3e, etc.) sera un chiffre normal. Ensuite… Roulement de tambour… On appuie sur Ctrl et Maj en même temps que la touche Entrée pour finaliser la fonction. La combinaison de touches avisera Excel qu’il doit effectuer la validation de la fonction SI de façon matricielle avant de retourner la Nième plus grande valeur.
En regardant dans la barre de formules, on peut voir qu’il y a une accolade «{» au début et une autre «}» à la fin. Ce symbole signifie que la fonction travaille en mode matriciel. On ne peut ajouter les accolades manuellement à une fonction. Il faut utiliser la combinaison de touches mentionnée précédemment pour que ça fonctionne.
Comme pour toute chose, la pratique vous permettra de devenir habile avec ce genre de fonction. Les chances sont fortes pour que votre premier essai ne soit pas un succès mais avec un peu de patience et quelques essais-erreurs, vous maîtriserez un nouvel aspect d’Excel. Bon plaisir!
Fonctions de recherche et référence
Les fonctions de recherche
Mes prochains messages traiteront de certaines fonctions associées à des recherches et références. Nous avons vu, il y a déjà longtemps, la fonction RECHERCHEV. C’est essentiel de connaitre et utiliser cette fonction pour un très grand nombre d’usages.
INDEX
La fonction présentée aujourd’hui s’appelle INDEX. Elle permet de retourner la valeur située au croisement d’une ligne et d’une colonne, à l’intérieur d’une matrice.
Les arguments
Nous allons étudier le modèle matrice;no_ligne;no_colonne.
Matrice
La matrice est l’ensemble des cellules utilisées lors de la référence. Vous pouvez utiliser un Tableau Excel, une plage nommée ou encore choisir des cellules manuellement. Il doit par contre s’agir d’un rectangle, puisqu’on donnera le croisement d’une ligne et d’une colonne à Excel.
No_lig
Cet argument parle par lui-même… Il s’agit du numéro de ligne, à l’intérieur de la matrice, où se trouve la donnée recherchée.
No_col
Tout comme son cousin le numéro de lignes, le numéro de colonne dira à Excel dans quelle colonne rechercher l’information à retourner. Notez que, même si on parle de colonne, il faut mettre un numéro et non pas la lettre de la colonne. De plus, il s’agit du numéro de colonne de la matrice et non pas de la feuille Excel.
2 ou 3 arguments
On peut utiliser cette fonction avec une matrice à une seule ligne ou colonne. Dans ce cas, il ne sera pas nécessaire de préciser l’un ou l’autre des arguments No_lig ou No_col puisqu’il n’y en aura qu’une seule.
Utilisation
La fonction INDEX est utile lorsqu’on puisse l’interaction entre plusieurs tableaux afin de maximiser l’automatisation de certains calculs ou résultats. Il se peut que vous ne voyez pas d’utilité maintenant mais un jour, vous vous direz : « Il me semble que j’ai déjà vu une fonction qui pourrait faire ça… »
Le surmenage qui ne devrait pas être
On va faire ça avec Excel…
J’aimerais vous partager un cas rencontré récemment. Dans la grande majorité des entreprises, on utilise Excel pour de multiples usages. Chacun y va de son mieux avec les connaissances qu’il possède. Lorsqu’on rencontre un nouveau besoin et qu’il n’existe pas de logiciel car le besoin est trop spécifique à l’entreprise, on utilise Excel.
Habituellement c’est efficace, i.-e. ça permet d’atteindre le résultat voulu. Mais l’efficience est requise dans le monde du travail. Pour ceux qui ont des doutes sur la différence entre l’un et l’autre
- Efficace permet d’atteindre le résultat voulu
- Efficient est le meilleur moyen (plus facile, rapide et performant) d’atteindre le résultat en question
Débordements
Mon cas met en vedette un gestionnaire qui avait des débordements saisonniers. Chaque fois que la haute saison arrivait, les dossiers s’empilaient, les clients s’impatientaient, les erreurs se multipliaient et le temps supplémentaire rendait la période extrêmement pénible. L’envie de quitter pour trouver mieux ailleurs revenait à chaque fois.
Une intervention de 5h
Au lieu rester passif et de «misérabiliser» sa vie pendant 8 semaines, le gestionnaire en question m’a passé un coup de fil. Il a fait appel à mes services pour améliorer son outil et automatiser certaines manipulations. Il aura fallu investir 5h pour
- Analyser et comprendre le flot d’information
- Réfléchir sur les améliorations possibles
- Expliquer au gestionnaire ce que je propose (pour fins de validation)
- Modifier le document en question
- Présenter la nouvelle version et donner une mini formation
- Procéder aux ajustements requis (il y a toujours des ajustements mineurs)
Résultat après ces 5h
- Diminution du risque d’erreurs
- Gain de temps approximatif de 15 minutes par utilisation de l’outil
- Gain de temps lors des mises à jour de données (environ 15 minutes)
- Augmentation de la productivité
Résultat
Grâce aux améliorations, le traitement des dossiers peut se faire à l’intérieur des heures normales de travail, les clients attendent moins pour obtenir réponse et il y a moins d’erreurs. Mais le plus important est que le gestionnaire est libéré de la pression qui lui donnait envie de quitter son emploi. Pour l’employeur autant que pour l’employé, c’est un gain appréciable. Difficile à chiffrer mais j’ai entendu dire que le remplacement d’un gestionnaire coûte tout près d’une année de salaire à l’entreprise. Et pour l’employé, tout lâcher et recommencer ailleurs n’est pas de tout repos.
Le comparatif
Si vous vous reconnaissez dans les lignes précédentes, demandez-vous et demandez à votre employeur combien coûtent les erreurs dues à la surcharge de travail, les clients insatisfaits à cause des délais et surtout combien coûterait un remplacement suite à un congé maladie (la mention d’un départ sonne un peu trop comme une menace selon moi). Le comparatif VS un investissement dans un outil plus efficient est habituellement assez éloquent.
Calculer un paiement avec la fonction VPM
Vous êtes-vous déjà senti désemparé en face d’un employé de banque? Vous savez, le moment où il pose tout un tas de questions pour savoir si votre prêt sera accordé… Calculer le paiement vous même avec Excel et la fonction VPM permet de réduire une bonne partie de l’inconfort. Il vous suffit de connaitre le taux d’intérêt (habituellement disponible sur le site web de l’institution financière), d’entrer les bons paramètres et le tour est joué. Prenons quelques minutes pour jeter un oeil aux arguments de la fonction.
Arguments de la fonction VPM
Taux
Taux est le taux d’intérêt du prêt par période. Par exemple, utilisez 6%/4 pour des paiements trimestriels à 6% APR. C’est l’explication donnée dans la boîte d’arguments… En plus clair, il faut prendre le taux annuel et le diviser par le nombre de paiement qui seront effectués durant une année. Quand on parle d’une hypothèque à 2,79% ce taux est toujours divisé selon le nombre de période de paiements. Si le paiement est fait à chaque semaine, on divisera le taux par 52, dans un calcul quinzomadaire on le divisera par 26 et s’il s’agit d’un versement mensuel ce sera par 12.
Npm
Npm est le nombre total de versements pour rembourser le prêt. Il faut multiplier le nombre d’années par le nombre de paiements par année.
Va
Va est la valeur actuelle, c’est-à-dire la valeur présente du total des remboursements futurs. Disons qu’au niveau explication, les gens de Microsoft n’ont pas fait fort… La valeur actuelle est votre avoir au moment de débuter le prêt. Vous devez le montant emprunté. Vous êtes dans le rouge!! Il s’agit donc du montant de l’emprunt en négatif. Pour un emprunt de 200 000$ il faut mettre -200 000$.
Vc
Vc est la valeur future ou valeur capitalisée, c’est-à-dire un montant que vous voulez obtenir après le dernier paiement, 0 (zéro) si omis. Encore une fois, ça pourrait être plus clair. Si vous voulez que les paiements s’arrêtent à un certain moment, vous pouvez mettre le montant que vous devrez après la série de paiements. Disons que vous toucherez un héritage de 5000$ dans 3 ans. Vous voulez emprunter 25 000$ tout de suite et faire des paiements pendant 3 ans pour qu’il reste 5000$ à verser à ce moment. Mettez la valeur 5000 à l’argument Vc.
Type
Le type fait référence au moment où vous ferez vos paiements; au début ou à la fin de chaque période. L’incidence est relativement faible mais sachez que les banques fonctionnent généralement avec un paiement à la fin de la période. Votre premier paiement est fait après 7, 14 ou 30 jours au lieu d’être fait au moment du prêt. Vous pouvez laisser cet argument vide pour faire vos calculs.
Exemple
Dans l’exemple ci-dessous, un emprunt de 258 000$ étalé sur 25 ans, avec des paiements hebdomadaires et un taux de 2,79% donnera des paiements de 275,71$ chaque semaine.
Voilà! Vous pouvez maintenant calculer n’importe quel emprunt et savoir à quoi ressemblera votre paiement. Votre prochaine visite à la banque sera moins intimidante.
Vous pouvez télécharger mon fichier exemple ci-dessous
La fonction BASE
Certaines fonctions disponibles dans Excel n’ont pas d’utilité pour le commun des mortels. La fonction BASE en est une. L’article que je propose ce matin se veut plus de la connaissance générale qu’un outil réel.
Nous avons appris les mathématiques en utilisant les nombres en base décimale. Grossièrement cela veut dire qu’on ajoute un caractère lorsqu’on atteint 10 unités. Pour mieux l’illustrer, comptons ensemble; 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9… Ensuite, on doit ajouter un deuxième caractère pour continuer de compter; 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17… Après, la dizaine va changer; 20, 21, 22, 23… Jusqu’à l’atteinte de la dernière combinaison à deux chiffres: 99.
Ça semble étrange de l’expliquer car nous avons toujours appris à compter ainsi. Vous devez avoir l’impression que je donne un cours à des enfants de première année. Mais on va complexifier les choses un peu. Comptons maintenant en base 5. Cela veut dire que nous ajouterons un caractère lorsqu’on atteindra 5 unités. Comptons ensemble; 1, 2, 3, 4… On arrive à la 5e unité. On obtient alors; 10, 11, 12, 13, 14… On doit ensuite majorer le caractère de gauche; 20, 21, 22, 23, 24… Et ainsi de suite jusqu’à 44 qui sera le dernier nombre avant d’ajouter un 3e caractère. Après 44 on passe à 100.
Notez qu’on ne peut employer le terme dizaine puisqu’il ne s’agit pas d’une dizaine mais bien d’une «cinquaine»
Certains diront que c’est trop compliqué. D’autres diront que c’est inutile. Je reconnais qu’il y a peu de chance que vous utilisiez cela dans la vie courante. Malgré tout, un peu de connaissance n’a jamais fait de mal à personne. Le fichier qui se trouve plus bas montre l’emploi de la fonction BASE à partir d’une série de nombre. Vous pourrez voir comment s’écrivent les nombres en base 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 et 9.
Pour ceux qui ont déjà entendu parler de «base hexadecimale», il s’agit d’une base qui comporte 16 caractères avant de passer à une nouvelle «seizaine». On ajoute alors des lettres de l’alphabet pour aller au delà du chiffre 9.
La dernière colonne du tableau montre la base la plus grande que Excel peut gérer: 36. Elle utilise tous les chiffres de 0 à 9 et toutes les lettres de a à z.
Fonction ENT
En ce début d’année 2017, je prends quelques instants pour vous souhaiter la santé, le plaisir, la réussite et l’efficience. Souhaiter l’efficience est plutôt non conventionnel, mais si on y pense bien l’efficacité permet de libérer du temps et avoir plus de temps c’est fort agréable. Pas bête n’est ce pas!?!?
Passons maintenant aux choses sérieuses: la fonction ENT se veut un raccourci simple et efficace pour plusieurs applications. Si je parle de raccourci c’est qu’on peut facilement se passer de cette fonction en combinant d’autres fonctions. Mais comme je viens de vous parler d’efficience, il me semble évident qu’utiliser la fonction ENT est à propos.
La fonction ENT arrondit un nombre à l’entier inférieur. Si on veut créer un tableau qui utilise les dates d’anniversaires d’un groupe de gens pour déterminer leur âge, on voudra éliminer les décimales. Quand on parle d’âge, on n’a pas 34 ans et 676 millièmes d’année… On a 34 ans!
Il serait possible d’utiliser la fonction ARRONDI.INF et de mettre zéro pour le nombre de décimales mais la fonction ENT est plus rapide, plus simple et plus efficiente dans un tel contexte. Le même scénario s’applique pour calculer l’ancienneté et plusieurs autres calculs de temps.
Cette fonction Excel n’a qu’un seul argument: la cellule qui contient le nombre à arrondir.
En espérant que ça pourra vous être utile.
À bientôt!
Le Format de nombre
Excel est un logiciel fait pour traiter du «data». Il ne comprend aucune autre langue que celle des chiffres. Bien sûr il peut reconnaître lorsque deux caractères sont identiques (on ne parle pas du caractère émotionnel ici …) et retrouver bien des choses si on lui dit exactement ce qu’on recherche. Tout le reste est mathématique.
C’est la raison pour laquelle je vais vous parler du format de nombres. Dans mes formations, j’insiste sur le sujet car il est à la base de beaucoup de problèmes rencontrés lorsqu’on utilise Excel. Si on comprend bien comment Excel travaille avec le contenu des cellules, on rencontrera moins de problèmes et ceux-ci seront plus facile à régler.
Les zéros
En mathématiques, un zéro qui précède un nombre est inutile. Il ne modifie pas la valeur du nombre. C’est la raison pour laquelle on n’écrira pas 000123, mais plutôt 123. Du coup, il pourrait y avoir une infinité de zéros avant les chiffres qui nous intéressent. Pourtant, dans certains contextes, les zéros ont une signification. Lorsqu’il est question d’un code barre sur un produit, le zéro qui précède la série de nombres est très important. Mais aux yeux d’Excel, il s’agit d’information inutile et encombrante.
Pour solutionner cela vous avez deux options. Attribuer le format texte aux cellules visées avant d’y mettre un contenu avisera le logiciel qu’il ne doit pas tenter d’interpréter ou de changer le contenu. Il va le laisser exactement comme on l’a entré. Problème résolu! En plus, il sera toujours possible d’effectuer des opérations mathématiques sur les cellules si elles contiennent seulement des chiffres.
Les fractions
Par défaut, les décimales sont utilisées pour afficher les valeurs situées entre zéro et un. C’est le modèle le plus largement utilisé. Malgré tout, il y a des occasions où l’emploi de fractions avec un numérateur et un dénominateur (je parie que vous vous dites: «Mon dieux! que ça fait longtemps que je n’ai pas entendu ces appellations!) sont plus pratiques. Saviez-vous que vous pouvez faire afficher les valeurs ainsi? Parmi les formats de nombres possibles, on retrouve le format fraction qui permet cela. L’utilisation de la fonction ARRONDI et de ses dérivés permettra même de ramener les valeurs à des fractions communes. L’industrie de la construction utilise encore le bon vieux système de mesure impérial. La fabrication de poutrelles ou de fermes de toit requiert de calculer les longueurs de chaque pièce; avec quelques formules, un peu de trigonométrie et le bon format de nombre, on pourra automatiser le tout assez facilement.
Les dates
Comme j’ai déjà parlé des dates et du temps dans un article précédent, je ne m’éterniserai pas sur le sujet. Je précise tout de même qu’il est préférable de changer le format de nombre avant d’entrer une date dans une cellule. Personnellement, j’utilise toujours le format date longue. Si la valeur entrée dans ma cellule n’est pas reconnue, je verrai tout de suite l’erreur car Excel ne pourra pas transformer la valeur numérique entrée en une date longue. C’est plus pratique.
Les $$$
Je gronde régulièrement les participants à mes formations qui s’obstinent à entrer le symbole «$» lorsqu’ils font la saisie d’une valeur monétaire. C’est une mauvaise pratique car l’ajout manuel du symbole est une source d’erreur et de problèmes. Tout ce qu’il faut dire à Excel, c’est la portion numérique. Ensuite on applique le format monétaire adapté. En utilisant cette méthode, il n’y a jamais de problème.
Formats personnalisés
Tout récemment, j’ai présenté des données avec des unités de mesure de longueur et de poids. Il suffit d’ajouter un «m» ou un «kg» dans la cellule et le tour est joué. Mais nous savons tous que les cellules en question ne seront plus interprétables par Excel car l’ajout d’un caractère autre que numérique rend la cellule incompréhensible.
Saviez-vous que vous pouvez créer votre propre format personnalisé qui affichera l’unité de mesure de votre choix? Peu de gens utilisent cette fonctionnalité mais lorsqu’on en a besoin, c’est fort pratique. Les possibilités sont grandes, il suffit de connaitre certaines règles de base.
- L’utilisation du symbole 0 (chiffre zéro) dans un format de nombre affiche les zéros non significatifs si un nombre possède moins de chiffres qu’il n’y a de zéros dans le format. Bien sûr, vous pouvez faire cela en cliquant sur ajouter une décimale ou réduire les décimales.
- L’utilisation du symbole # permet de ne faire afficher que les chiffre significatifs. Si par exemple vous voulez faire afficher 7,3 lorsqu’il y a un nombre entier mais seulement ,3 s’il n’y a pas d’entier dans le nombre, vous pouvez utiliser ce symbole pour aviser Excel de n’afficher que les chiffres significatifs.
- Le symbole ? vous permettra d’aligner les virgules pour les nombres décimaux qui n’ont pas tous le même nombre de décimales. Si on ajuste le nombre de décimales affichées au nombre qui en contient le plus, on va se retrouver avec tout plein de zéros inutiles après la virgule. Si on laisse Excel gérer l’affichage, les nombres seront justifiés à droite, plaçant la virgule là où elle se retrouve en fonction du nombre de décimales. En utilisant un format de nombre du type ?0,0???, vos virgules (ou autre séparateur décimal) seront bien alignées dans la colonne et il n’y aura que les décimales significatives qui s’afficheront, jusqu’à concurrence de 4. Plus efficace pour la lecture et l’interprétation.
Conclusion
Il existe tout plein d’autres choses qu’on peut faire avec les formats de nombres personnalisés. Bien sûr, on est dans la zone pour utilisateurs avancés qui veulent paramétrer de façon très spécifique l’affichage de leurs cellules. Mais même les débutant peuvent s’amuser à créer des formats personnalisés, ou du moins savoir que c’est possible.