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Une personne de mon entourage a récemment eu à apporter des ajustements de salaire à plusieurs centaines de personnes. Pour certains, il s’agissait d’une augmentation et donc d’une bonne nouvelle. Pour les moins chanceux, l’exercice causait une baisse de revenus.

Comment mettre en évidence les variations négatives pour faire une double vérification? La mise en forme conditionnelle serait une option toute indiquée.

Pour ceux qui n’utilisent pas encore cet outil, son fonctionnement est vraiment très simple. Il suffit d’appliquer un test logique et de dire à Excel comment la cellule doit être formatée lorsque la condition est remplie.

Imaginons que l’ancien salaire est dans la colonne « K » et que le nouveau salaire s’affiche dans la colonne « L » pour tous les employés. On ajoute une colonne « M » qui calcule la variation entre « K » et « L »; si la variation est positive, on fait afficher la cellule en vert, si la variation est neutre, en jaune et si la variation est négative, on fait afficher la cellule en rouge.

Pour faire cela, il suffira de créer 3 règles avec 3 couleurs différentes et de les appliquer aux bonnes cellules. C’est l’histoire de 5 minutes et ça permet de voir clairement ce qui se passe.

En plus, on pourra trier ou filtrer les valeurs en fonction des couleurs et ainsi se concentrer sur un groupe en particulier.

La commande de mise en forme conditionnelle se trouve dans l’onglet du ruban Accueil. Attention de ne pas vous faire prendre : il est possible d’assigner la mise en forme conditionnelle à la fin de l’exercice en choisissant  Gérer les règles mais c’est tellement plus simple de sélectionner les cellules avant de créer les règles. Je vous recommande fortement de procéder ainsi. Surtout pour les premières fois.

Sélectionnez les cellules qui doivent changer d’apparence, cliquez sur la commande  Mise en forme conditionnelle, choisissez  Règles de mise en surbrillance des cellules, et choisissez Supérieur à. Attribuez la valeur zéro et choisissez  Remplissage vert avec texte vert foncé.

Ensuite, répéter l’exercice mais avec l’option  Égal à, attribuez encore la valeur zéro et choisissez  Remplissage jaune avec texte jaune foncé. Une autre fois en choisissant Inférieur à, toujours valeur à zéro et Remplissage rouge avec texte rouge foncé. Voilà! Vos cellules sont maintenant colorées selon la variation.

Bien sûr, vous n’êtes pas obligé de faire colorer toutes les cellules. Vous pourriez choisir de colorer seulement les baisses de salaire pour faire la double vérification et savoir qui aura la mine basse en recevant la nouvelle. Vous pourrez en profiter pour envoyer quelque chose de positif en parallèle pour aider à faire passer la pilule.

Lorsqu’on travaille avec un tableau qui à quelques centaines de lignes, il est facile de voir à quoi correspondent les données de chaque colonne puisque les entêtes restent visibles.

Si vous devez imprimer ce document pour vous y référer dans un contexte où vous n’aurez pas votre écran sous les yeux, c’est un peu moins évident. Surtout si les données peuvent être confondues d’une colonne à l’autre.

Pour faciliter la consultation papier d’un document semblable, j’ai deux recommandations à proposer :

Mettre sous forme de Tableau Excel

Pour plusieurs c’est un réflexe. Pour ceux qui ne le feraient pas de façon systématique, il est grand temps de commencer cette bonne habitude. Les Tableaux Excel possèdent tout plein de caractéristiques avantageuses pour vous aider à être plus productif. Pourquoi s’en passer?

Une fois que vos données seront mises sous forme de Tableau Excel, dans les Outils de Tableau vous pourrez cocher Colonnes à bandes et vous assurer que Lignes à bandes n’est pas coché. Vos colonnes seront ainsi colorées et les données d’une même colonne seront plus évidentes.

Imprimer les titres

Rendu à la page 7, vos colonnes seront toujours clairement identifiées mais comment vous souvenir du titre de la colonne? Bien sûr vous pouvez insérer une ligne qui répétera les entêtes de colonne à intervalles réguliers dans votre document. J’espère seulement que vous ne fausserez pas vos données en procédant ainsi.

La solution toute simple réside dans l’onglet du ruban Mise en page. À cet endroit, vous pouvez cliquer sur Imprimer les titres et indiquer à Excel la ligne à répéter en haut de chaque page imprimée.

Comme vous pourrez le voir en faisant un essai, le même principe s’applique pour la colonne qui contient l’information référence. Si votre tableau est large et doit être imprimé sur plus d’une page en largeur, vous n’avez qu’à indiquer quelle colonne doit être répétée.

Plutôt pratique non? Plus besoin de répéter manuellement, d’inscrire à la main ou de faire du bricolage… Quel bel outil !!!

On l’a tous déjà vécu: une série de nombres dont le format n’est pas adéquat et qui ne peuvent être utilisés pour faire des opérations dans Excel. Lorsque vous regardez les cellules, vous pouvez voir les nombres mais dès que vous tentez de faire une addition ou une multiplication vous obtenez #VALEUR! Il est plus que probable que les nombres soient inscrits d’une façon incompréhensible par Excel.

S’il s’agit d’une liste qui ne sera travaillée qu’une seule fois, vous utiliserez probablement la commande Remplacer (Ctrl + H) et vous pourrez transformer les “faux nombres” en vrais nombres en seulement quelques clics. S’il s’agit d’une liste que vous utilisez sur base régulière, vous pourrez peut être créer une Macro qui pourra convertir le tout et vous permettre de continuer votre travail. Un peu complexe pour ceux qui n’osent pas s’aventurer dans le monde mystérieux des macros.

Il existe une autre solution pour résoudre cette fâcheuse situation : une combinaison de fonctions. Par exemple, si vous avez une série de nombres qui représentent des montants d’argent et qui sont entrés de la façon suivante: 39.99 $

Excel ne reconnaît pas le nombre pour deux raisons:

1. Utilisation du point au lieu de la virgule comme séparateur décimal
2. Ajout du symbole “$” à la fin, précédé d’un espace

La recette que je vous propose va comme suit:

• Compter le nombre de caractères dans la cellule avec la fonction NBCAR
• Remplacer les deux derniers caractères (l’espace et le symbole $) par rien avec la fonction REMPLACER, en utilisant le résultat de NBCAR moins un comme 2e argument
• Utiliser la fonction VALEURNOMBRE avec le résultat des fonctions précédentes  pour que Excel remplace le séparateur décimal.

Si on utilise le tout dans un Tableau Excel, on n’aura qu’à entrer une formule ressemblant à ceci: =VALEURNOMBRE(REMPLACER([@Montant];NBCAR([@Montant])-1;2;””);”.”)

Dans une colonne et coller les “faux nombres” dans la colonne Montant. Plus besoin de faire d”autres manipulations pour le futur.

Si la formule vous semble complexe à regarder, je vous invite à créer un Tableau Excel à trois colonnes. Nommez vos colonnes comme suite: Montant, Montant converti, Multiplié.

Entrez quelques nombres au format mentionné plus haut (Ex: 33.78 $) dans la première colonne

Copiez-collez la formule dans la 2e colonne

Faites une multiplication simple dans la 3e colonne pour vérifier que les nombres convertis sont reconnus par Excel.

Il ne vous reste ensuite qu’à cliquer sur une cellule de la 2e colonne et sur la touche Fx pour analyser les fonctions, les arguments et mieux comprendre en quoi consiste la formule.

Comprendre ce qu’est une Macro

Une macro est une procédure, c’est-à-dire un ensemble d’instructions qui exécutent une tâche spécifique ou renvoient un résultat. Intégré à même Excel il y a une interface de programmation VBA qui permet de créer des fonctions personnalisées et utilisables comme si elles étaient intégrées dans le logiciel. Lorsqu’on enregistre une macro, on crée des lignes de programmation dans VBA. Une fois que la programmation est complétée, on peut utiliser le sous-programme pour exécuter les tâches voulues. En d’autres termes, une macro commande est un petit robot à qui on enseigne une série d’instruction à exécuter lorsqu’on lui en donne l’ordre.

Procédure

Lorsque vient le temps de créer une macro, il faut:

1. Déterminer exactement les actions à exécuter
2. Lister celles-ci dans l’ordre exact où elles doivent être exécutées
3. Vérifier les étapes en faisant un essai sans enregistrer
4. Une fois qu’on est certain des étapes et de l’ordre, appuyer sur le bouton d’enregistrement de macro (coin inférieur gauche de l’écran)
5. Exécuter la série d’actions
6. Cliquer sur le bouton d’arrêt (même bouton que pour lancer l’enregistrement)

Pas plus compliqué que ça. En fait… Oui, c’est un peu plus compliqué que ça car il y a la notion macro relative et absolue et il y a l’édition de la macro dans VBA. Il faut aussi lancer la macro, idéalement lui attribuer une raccourci clavier ou encore l’intégrer au ruban, déterminer si elle doit être enregistrée dans le classeur de macro personnelles ou dans le fichier lui-même… Malgré tout, juste en appliquant cette procédure correctement, vous serez en mesure de créer des macros de base et d’automatiser les tâches redondantes. Pour le reste, une formation avec Monsieur Excel serait la solution idéale 😉

Un détail important: après avoir exécuté une macro, on ne peut faire un retour en arrière (undo). Cela veut donc dire qu’il est important de vérifier que la macro est bien au point avant de l’utiliser sur des données importantes.

Bon succès avec vos futures macros!!

Si vous devez présenter des chiffres et que vous voulez permettre au cerveau de les évaluer plus simplement, les graphiques Excel sont une excellente solution. Mais l’information doit être bien préparée et organisée pour la rendre communicative et intéressante. Si vous avez de la difficulté avec cela:
Tentez d’intervertir les lignes et les colonnes.  Vous pourrez vérifier si ça devient plus clair en un seul clic.

2e truc, utilisez les dispositions rapides pour essayer plusieurs possibilités en seulement quelques secondes.

Avez-vous déjà tenté d’ajouter une image en arrière-plan dans une feuille de calcul? Il existe une commande dans l’onglet Mise en page qui le permet. Malheureusement, cette image n’apparaîtra qu’à l’écran. Lors de l’impression, on ne verra pas votre image. Si c’est ce que vous souhaitez, c’est parfait. Si vous souhaitez ajouter une image qui s’affichera lors de l’impression, il faudra passer par un autre chemin.

La solution à ce problème est de mettre l’image dans la zone d’entête du document. Vous devrez créer une image assez grande pour couvrir toute le page, aller dans le mode Mise en page et insérer une image dans la zone supérieure gauche de la page.

Pas plus compliqué que ça!!

Fonction ESTERREUR

La fonction ESTERREUR permet de retourner un résultat spécifique dans une fonction SI qui aurait comme argument de Test_logique une valeur quelconque d’erreur. Vous me suivez? Je vais tenter de rendre ça plus clair…

Disons que vous voulez faire une fonction qui vérifie le taux d’escompte à accorder à un client en fonction du montant moyen de ses 5 dernières commandes. Vous devrez premièrement trouver la ligne correspondant au client dans une liste. Vous utiliserez probablement une RECHERCHEV. Vous pourrez ensuite valider le nombre de commandes placées par le client, établir une moyenne des 5 dernières commandes et déterminer le pourcentage d’escompte à lui attribuer. Mais si le client n’a pas encore commandé…??? Votre RECHERCHEV retournera possiblement un résultat du type #N/A, #VALEUR!, #DIV/0!, etc. Votre calcul final ne fonctionnera donc pas.

Si vous ajoutez une fonction SI et que l’argument de Test_logique contient une validation ESTERREUR vous pourrez déterminer que l’escompte est de 0% et votre calcul fonctionnera.

Fort pratique pour les cas où on a oublié une possibilité et qu’elle se produit…

Ça sonne bien n’est-ce pas!?! C’est possible et surtout souhaitable. Excel, c’est un peu comme le golf: il faut démarrer avec de bonnes bases, apprendre à utiliser le bon outil au bon moment, vouloir s’améliorer et prendre les moyens pour y arriver.

La grande majorité des gens ne connait pas 10% des possibilités qu’offre le chiffrier Excel. Ils se limitent à compiler des données et faire quelques sommes et des moyennes. J’entends tellement souvent dire : “Si seulement j’avais su ça avant…” La solution pour ne plus avoir à dire cette phrase est juste là sous vos yeux, au bout de vos doigts.

Le manque de temps est probablement la contrainte #1 en milieu de travail. Et pour bien des gens, ce n’est pas que le milieu de travail qui est concerné. On veut sauver du temps, optimiser, automatiser, simplifier; mais pour ça il faut avoir le temps et trop souvent on attend.

C’est un joli cercle vicieux dans lequel on peut tourner en rond très longtemps. Tristement, par manque de temps, on ne prend pas le temps et on se fatigue. Puis, on en vient au point où l’impact négatif se répercute dans notre vie personnelle.

Je ne suis pas là pour faire la morale… Mais je NOUS invite (et je m’inclus) à prendre le temps de faire ce qu’il faut pour prendre le dessus sur le temps.