Articles

Si vous utilisez déjà les commandes “Rechercher” et “Remplacer” dans Excel ou dans d’autres programmes de la suite Office, vous savez à quel point elles peuvent être utiles. Au lieu de scruter à la loupe chaque cellule pour vérifier si elle contient l’élément recherché, il suffit de laisser Excel faire la recherche pour vous et ensuite d’effectuer le traitement voulu. Plus il y a de données, plus on apprécie cette fonctionnalité.

Par contre, si on veut identifier toutes les cellules qui contiennent une chaîne de caractère spécifique pour ensuite les filtrer, ce ne sera pas le bon outil. La fonction CHERCHE pourrait certainement vous donner un coup de main à atteindre votre objectif.

Voici comment ça fonctionne: la fonction CHERCHE identifie le numéro du caractère où se trouve un caractère ou une chaîne de caractères à l’intérieur d’une cellule. On peut donc savoir où se trouve le caractère spécifique. À quoi ça sert? Disons que nous avons une liste de pièces. Les pièces ont un code d’une longueur variable selon le modèle. Comment pourrait-on identifier les pièces qui sont des courroies? Si toutes les courroies ont un “A” comme caractère juste après un tiret (-), on pourra sûrement trouver une façon…

Dans cet exemple, la fonction CHERCHE permettrait d’identifier où le trouve le tiret. Ensuite, on pourrait utiliser la fonction STXT pour retourner seulement le premier caractère situé après le tiret. S’il s’agit d’une courroie, il y aura un “A” dans la cellule où on aura combiné ces deux fonctions.

Un autre exemple: à partir d’une liste de courriels, je veux extraire le nom de domaine pour chacune d’entre elles. Rien de plus facile! La fonction CHERCHE me permettra de trouver la position du “@” et ensuite en combinant la fonction NBCAR et DROITE, je pourrai extraire le domaine de façon automatique.

Maintenant qu’on a des utilisations concrètes de la fonction, voici comment l’utiliser.

1. Le premier argument est le ou les caractères à rechercher. On peut y mettre le contenu à recherche directement ou faire référence à une cellule, ce qui permettra de paramétrer l’élément recherché. Dans l’exemple des adresses courriel, il s’agit du “@”, puisqu’il sépare toujours le nom du détenteur de l’adresse et le domaine.
2. Le second argument est la cellule qui contient le texte dans lequel on veut identifier la position du ou des caractères. Dans l’exemple des adresses courriels, il s’agit des adresses.
3. Un 3e argument facultatif permet de commencer à chercher à partir d’un numéro de caractère. Si vous avez une très longue chaîne de caractère dans votre cellule et que vous souhaitez que la recherche se fasse à partir du xième caractère, il faut simplement entrer le numéro du caractère de départ. Encore une fois, il peut s’avérer utile de faire référence à une cellule pour cette valeur car on pourra ensuite paramétrer facilement le caractère de départ.

L’explication peut semble un peu floue pour certains. Je dois admettre que ce n’est pas la fonction la plus facile à expliquer car on l’emploie rarement toute seule. Dans la grande majorité des cas, le résultat final implique l’utilisation d’autres fonctions.

Histoire de rendre la chose plus concrète, j’ai préparé un petit fichier d’exercice pour faire un essai. Amusez-vous!

Exercice CHERCHE

Possiblement la fonction la plus simple à utiliser avec sa soeur AUJOURDHUI, la fonction MAINTENANT est fort pratique lorsqu’on veut saisir un événement dans le temps. Elle retourne la valeur précise associée au moment présent, selon le modèle de temps Excel.

Rappelons-nous que l’unité de temps dans Excel est le jour. Les heures sont des subdivisions d’un jour (à raison d’un vingt-quatrième 1/24) et les minutes des subdivision d’heures (donc un soixantième d’un vingt-quatrième [1/24]/60). Les secondes poursuivent le modèle en divisant une autre fois par 60. Chaque seconde qui passe représente donc 0,000011574 jour.

En partant de ce principe, la fonction MAINTENANT donne le nombre exact qui correspond à la date (42705 pour le premier décembre) en plus d’y ajouter les décimales qui permettent de compter les heures, les minutes et les secondes. Le temps peut ainsi être calculé selon des équations purement mathématiques.

Lorsqu’on intègre la fonction MAINTENANT à l’intérieur d’une macro, on peut facilement garder une trace du moment précis où est survenu un événement dans Excel. Si vous n’y voyez pas encore d’utilité, voici quelques exemples où ça peut s’avérer utile:

• Feuille de temps qui fonctionne comme une carte de punch et qui calcule automatiquement le total des heures chaque jour
• Feuille de suivi des tâches journalières pour mesurer le temps passé à exécuter chacune d’entre elles
• Suivi des cédules d’entretien; par exemple chaque fois qu’un entretien est fait dans une salle de bain
• Suivi des entrées de clients dans un commerce; chaque fois qu’un nouveau client entre, on appuie sur un bouton et le moment est enregistré

Bien sûr il y a une infinité de possibilités. Chaque fois qu’une statistique de temps pourrait s’avérer intéressante, la fonction MAINTENANT devient utile.

Pour l’utiliser, il suffit d’inscrire “=maintenant()” dans une cellule [ne pas mettre les guillemets]. Elle se mettra automatiquement à jour à chaque nouvel événement. Pour garder la trace, il faudra créer la macro qui va chercher la valeur de MAINTENANT et qui la copie ailleurs. Très simple pour quiconque sait faire des macros de base.

Comme la fonction est trop simple pour avoir besoin de pratique, j’ai préparé un fichier exemple au lieu d’un fichier d’exercice. Il s’agit d’une feuille de temps qui utilise MAINTENANT et quelques macros pour saisir l’information dans un tableau. Faites un essai, c’est amusant. Notez que les valeurs du tableaux s’arrondissent par tranches de 15 minutes. Vous pouvez changer cette valeur dans la cellule G3. Il vous faudra aussi activer les macros pour que ça fonctionne. N’ayez crainte, le fichier est sans danger pour votre ordinateur.

Fichier exemple MAINTENANT

Il faut avant tout comprendre que la fonction SI est limitée à un seul test logique. Du moins, elle ne peut en vérifier qu’un seul à la fois. On peut en imbriquer plusieurs et ainsi ajouter des étages, mais sans ses deux cousines, on ne pourra pas vérifier plusieurs critères en simultané. Pour rendre la dernière phrase plus simple à comprendre, on ne peut pas vérifier SI Sophie a les yeux bleus et les cheveux blonds. Pour faire une telle vérification, il faudra imbriquer la fonction ET à l’intérieur de la fonction SI.

Commençons par définir ce qu’est imbriquer des fonctions. On parlera d’imbrication lorsqu’une fonction est utilisée comme argument dans une autre fonction. Lorsque vient le temps de remplir les champs arguments d’une fonction, on peut y mettre des nombres, du texte, des cellules référence et… une autre fonction. Pour vérifier SI Sophie a les yeux bleus ET les cheveux blonds, il faudra donc utiliser la fonction ET à l’intérieur de la fonction SI.

Fonction ET

La fonction ET sert à vérifier que tous les test logiques (ou toutes les affirmations dans mon vocabulaire à moi), sont vrais. Si et seulement si ils sont tous vrais, la fonction retournera la valeur VRAI. Dès qu’une des affirmations sera fausse, le résultat de la fonction ET sera faux. Dans mon exemple, l’affirmation 1 est que Sophie a les yeux bleus et l’affirmation 2 est que Sophie a les cheveux blonds. Si les deux affirmations sont vraies, alors la fonction ET retournera le résultat VRAI. Si Sophie a les yeux bleus et les cheveux bruns, le résultat sera FAUX.

Fonction OU

La fonction OU permet de vérifier qu’une ou l’autre des conditions spécifiées est vraie. Dès qu’une des conditions est vrai, le résultat sera VRAI.

On peut vérifier jusqu’à 255 affirmations dans une même fonction. On peut aussi combiner des fonction ET & OU. Comme le résultat que ces fonctions retournent est toujours VRAI ou FAUX, on devra utiliser une fonction SI pour faire afficher autre chose. La formule prendra alors la forme SI(fonction ET ou OU;valeur si vrai;valeur si faux). Le premier argument de la fonction sera la fonction ET ou la fonction OU. Celle-ci retournera directement la valeur VRAI ou FAUX à la fonction SI qui, à son tour, retournera ce que vous aurez déterminé comme étant la valeur si vrai ou la valeur si faux selon le cas.

Comme pour les articles précédents, j’ai préparé un fichier qui permet de mettre le tout en application. Vous pouvez le télécharger en suivant le lien ci-dessous.

Fonctions ET & OU

Dans la série des articles sur les fonctions, je vous présente aujourd’hui la fonction CHOISIR. Lors des formations que je donne, je rencontre souvent des gens qui ont découvert la fonction SI et qui utilisent cette fonction dans toutes les situations. Il est vrai qu’on peut faire beaucoup de choses avec SI mais c’est un peu comme utiliser le micro-ondes pour tout faire dans une maison. On peut faire chauffer de l’eau, faire sécher un chandail, on peut sûrement faire cuire le spaghetti dedans et je parie que quelqu’un a déjà tenté d’y faire des toasts.

La fonction CHOISIR remplacera certainement la fonction SI pour certaines situations simples que vous rencontrez. Voici comment elle fonctionne: on lui donne une liste de résultats à retourner et on lui donne le numéro du résultat voulu. Ça sonne un peu étrange dit comme ça. L’exemple ci-dessous devrait être plus clair.

Disons qu’on a un tableau qui contient une liste de clients avec un numéro de 1 à 6 qui représente la catégorie du client.

1 = homme moins de 30 ans, 2 = femme moins de 30 ans,3 = homme 30-45 ans, 4 = femme 30-45 ans, etc.

À la fin de l’année, on veut envoyer un cadeau adapté aux hommes et aux femmes et aussi à leur âge. La fonction CHOISIR sera tout indiqué. Dans cet exemple, le premier argument de la fonction (le numéro du résultat) sera le numéro associé à chaque client. Les arguments suivants seront les différents cadeaux possibles. Tellement simple!

Le fichier ci-dessous présente l’exemple mentionné avec une colonne pour vous permettre d’essayer la fonction.

Fonction CHOISIR