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Un très grand nombre d’entreprises utilisent Excel pour le traitement de leurs données. Typiquement, les utilisateurs se bâtissent des outils à l’aide des fonctionnalités de base du logiciel et selon les limites de leurs connaissances. Comment peut-on en faire plus afin d’améliorer la productivité ? Quel est le bon moment pour effectuer cette démarche ?

Le moment c’est maintenant ! À chaque instant où quelqu’un utilise un outil mal adapté ou improductif, il y a une perte pour l’organisation. La réponse à la question Comment peut-on faire ? nécessite une sous question : «Quel temps est disponible et dans combien de temps souhaitez-vous bénéficier des résultats ?

Le temps c’est de l’argent…

L’expression Le temps c’est de l’argent met en relief le besoin d’agir dans l’immédiat. L’investissement requis pour gagner du temps est habituellement relativement faible comparativement au coût des pertes de temps.

La formation

Pour améliorer la productivité il est possible d’opter pour des formations afin de maitriser le logiciel Microsoft Excel. Tout le monde dans l’organisation n’a pas besoin d’être un maitre à tous les niveaux mais une bonne base de connaissance dans Excel permet toujours d’éliminer des erreurs et des pertes de temps. L’utilisation efficace des classeurs, des feuilles de calcul, des formules et des fonctions, la création de tableaux de données bien organisés et l’emploi des tableaux croisés dynamiques permet normalement de traiter les données plus rapidement.

La programmation VBA

Peu de gens connaissent toutes les options qui deviennent possibles lorsqu’on intègre un minimum de programmation VBA dans Excel. L’automatisation d’un flux de travail, l’intégration avec d’autres outils (Google maps, Bases de données SQL, Suite Office, etc.), la vérification des erreurs, l’envoi de messages (courriel, texto) ne sont que quelques exemples de ce qu’il est possible de faire.

Par où commencer

Identifier les erreurs les plus courantes, les actions redondantes et les manipulations sans valeur ajoutée. Contactez nous ensuite pour définir le plan de match et le tour est joué

Nous sommes humains. Malgré notre bon vouloir et bien des efforts, nous faisons des erreurs de temps en temps. Cela est vrai dans le quotidien et c’est aussi vrai en contexte de travail. Mais combien coûte une erreur?

On peut diviser l’impact d’une erreur, si banale soit-elle, en 4 sphères distinctes.

• L’impact direct
• Le temps de recherche
• La main d’œuvre de réparation
• L’impact client

L’impact direct

L’impact direct correspond au résultat qui découle de l’erreur commise. Par exemple, si une retranscription contient une erreur, il est possible de gaspiller du matériel ou d’expédier un produit au mauvais endroit. Il faudra alors remplacer le matériel perdu. Cette portion du coût est évidente et facile à calculer. L’erreur se traduit en perte financière.

Le temps de recherche

Lorsqu’une erreur est commise, il se peut qu’elle soit détectée mais avec un certain doute. On devra alors effectuer des recherches pour vérifier l’exactitude de l’information afin de confirmer qu’il y a bien une erreur. Une fois confirmation obtenue, l’un voudra se libérer du fardeau alors que l’autre voudra l’esquiver. La recherche de coupable ressemblera à une chasse aux sorcières et un temps fou risque d’être perdu. Les entreprises qui ont un bon système de qualité pourront ensuite mettre en place les mesures correctives pour limiter les risques futurs.

La main d’œuvre de réparation

En plus du matériel qui peut être perdu à cause d’une erreur, il y a la main d’œuvre impliquée. On oublie souvent de calculer le temps qu’un employé devra passer à effectuer la correction requise. Le colis qui est expédié à la mauvaise adresse devra être préparé à nouveau, le produit devra être commandé à nouveau, une réception de marchandise additionnelle sera requise, etc. Plusieurs personnes participeront au processus de correction qui ne rapportera aucun revenu supplémentaire.

L’impact client

C’est l’impact le plus difficile à quantifier. Le client mécontent ne va probablement pas vous partager son appréciation de votre erreur. Mais la prochaine fois, il risque de se tourner vers un concurrent en espérant qu’il sera mieux servi. Même s’il ne trouve pas mieux ailleurs, sa colère pourrait faire en sorte qu’il ne revienne pas.

Alors…? Combien coûte une erreur dans votre environnement de travail?

Vous avez un projet impliquant des données d’entreprise et vous vous demandez s’il serait préférable d’employer Excel ou Access. Comme la grande majorité des gens, vous travaillez assez souvent avec Excel tandis que Access est pour vous un mystérieux cousin éloigné que vous avez croisé 1 ou 2 fois. Votre choix se tournera immanquablement vers Excel pour éviter de perdre du temps à essayer de vous retrouver dans son acolyte. Pourtant, Access est un outil puissant et relativement simple à utiliser. Voici donc quelques fonctionnalités clés qui pourraient vous aider à choisir entre Access ou Excel.

Environnement multi-usagers

«FichierABC.xlsx et verrouillé pour modification par UnCollègue. Ouvrez le document en lecture seule…» Si vous travaillez en collaboration avec des collègues sur un fichier qui est accessible à tous via un lecteur réseau, vous êtes familier avec ce genre de message. Dans certains cas, cela ne cause pas de problème. Dans d’autres, il faut notifier la personne qui monopolise le fichier en question et espérer qu’elle vous laissera y accéder.

Avec Access, on peut séparer la partie frontale (celle qui sert à travailler avec les données) et la partie dorsale (le stockage des données). Tout le monde peut ainsi avoir sa partie frontale et accéder aux données de la partie dorsale en même temps. Dans un environnement multi-usagers, c’est un avantage majeur en faveur d’Access.

Traitement des données

Si vous devez manipuler vos données, leur appliquer un traitement quelconque pour obtenir le résultat final souhaité, sachez qu’Access offre de multiples fonctionnalités semblables à Excel. Leur utilisation n’est toutefois pas aussi simple et intuitive dans Access. Excel vous permettra de créer vos différentes étapes de traitement où bon vous semble dans les feuilles de calcul alors qu’avec Access vous devrez avoir réfléchi et planifié le tout à l’avance pour atteindre l’objectif final. À l’étape d’un premier développement, Excel se hisse en tête assez facilement sur cet aspect.

Organisation et consultation des données

Les deux logiciels permettent de stocker des données aisément. La commande Tableau d’Excel permet de créer l’équivalent d’une table de base de données et d’y rattacher des formules. Quand vient le temps de cibler certaines données particulières, les même filtres sont offerts dans l’un comme dans l’autre.

C’est toutefois dans l’organisation des données que l’on verra un différence majeure. Excel est plutôt monogame. On ne peut explorer qu’une table à la fois. Access est conçu pour mettre différentes tables en relation. Cela permet de rendre le stockage des données plus efficace et évite la redondance. Il faut toutefois organiser les données de la bonne manière, ce qui n’est pas évident quand on débute. Malgré cela, le point va quand même à Access.

Présentation des données

Avec 3-4 clics de souris, on peut créer un graphique à la fois clair et très esthétique dans Excel. Avec l’autre, n’y pensez même pas. Avec quelques clics on peut créer un rapport à la fois clair et esthétique dans Access. L’équivalent n’existe tout simplement pas chez son cousin.

Les tableaux croisés dynamiques permettent d’explorer une table de données de façon intuitive et de présenter les résultats sous forme de tableau. Vous n’aurez jamais ce résultat dans un rapport Access. Les rapports Access permettent de classer, regrouper et présenter des données similaires sur une base hiérarchique. Rien d’équivalent de l’autre côté.

Chacun possède sa force à ce niveau. Il faut choisir en fonction du résultat souhaité.

Et le gagnant est…

S’il y avait un réel gagnant, l’un des deux aurait disparu depuis longtemps. L’important n’est pas de savoir lequel est le meilleur mais plutôt lequel convient le mieux à mes besoins. Si le doute persiste, demandez un avis externe. Et peu importe le chemin qui sera emprunté, rappelez-vous qu’ils sont faits pour travailler ensemble.

Je reçois régulièrement des demandes de formation provenant de gestionnaires qui ont une idée du potentiel offert par Microsoft Excel (ainsi que Microsoft Access) et qui veulent développer les connaissances de leurs équipes de travail afin de les rendre plus performantes.

Il ne fait aucun doute que le principe est bon et louable. Ceci étant dit, il arrive souvent que les aspirations soient grandes… parfois trop grandes. Les attentes face aux résultats d’une formation doivent être adaptées au contexte de celle-ci. Une recette sera excellente si on a de bons ingrédients à la base. Quels sont ces ingrédients?

Potentiel

C’est une évidence qui n’est pas toujours évidente. Les attentes seront naturellement moindres face à une personne qui a de la difficulté avec l’utilisation de base d’un ordinateur. Mais bien des gens qui savent se servir d’un ordinateur ont de la difficulté avec la compréhension conceptuelle qui est requise pour devenir un utilisateur avancé d’Excel. Cette capacité à jongler avec des concepts est plus difficile à percevoir chez un individu.

Motivation

Il se peut qu’une personne ait un fort potentiel mais qu’elle n’ait pas vraiment d’intérêt face aux notions. Apprendre exige un certain effort et qui dit effort dit motivation. J’avais tout le potentiel pour devenir un grand danseur mais aucune motivation à le faire. (Bon d’accord… Je n’avais pas vraiment de potentiel pour la danse mais je voulais citer un exemple)

Créativité et vision

Avec un potentiel et de l’intérêt, on peut apprendre plein de choses. Il faut ensuite employer les apprentissages pour créer et améliorer les outils Excel. Pour cela il faut posséder une dose de créativité et une certaine vision des processus qu’on veut automatiser.

Pratique

Comme pour la musique, le golf ou la danse, il faut apprendre et ensuite mettre en pratique. Si on ne pratique pas assez régulièrement, on finit par oublier.

Il faut donc réunir ces ingrédients pour réussir sa recette et atteindre des résultats qui procureront satisfaction.

 Qu’est-ce qui est le plus efficace?

• Offrir de la formation Excel à vos employés pour qu’il développent des outils plus élaborés et performants
• Confier le développement d’un système basé sur Excel à un expert en sous-traitance

La question peut sembler floue, le contexte nébuleux et la réponse difficile à trouver. Il faut donc définir le besoin et le contexte pour y répondre. Disons que vous êtes gestionnaire dans une entreprise et vous souhaitez améliorer le rendement dans votre département. Parmi les options possibles il y a le développement d’outils Excel qui permettront de traiter des données plus rapidement, efficacement et avec moins d’erreur.

Pour ce faire, vous pourrez

1. Utiliser les connaissances actuelles de vos employés
2. Développer les connaissances de certains candidats pour qu’il puissent concevoir les outils
3. Confier le développement des outils Excel (ou Access) à un expert en sous-traitance

Analysons les résultats que vous obtiendrez.

Connaissances actuelles

Vos employés sont certainement excellents (du moins on vous le souhaite). Ils ont des connaissances en lien avec leur domaine d’emploi et maîtrisent assez bien les tâches que vous leur confiez. Ils ne sont probablement pas des spécialistes en analyse de processus d’affaires ni des spécialistes Excel. Ils pourront donc vous concocter des outils de base qui «feront la job». Je dirais qu’en général, ils peuvent atteindre 25%-40% d’efficacité. C’est mieux que 0% mais c’est loin d’un 90%. Le coût de cette option est minime puisqu’il se limite aux salaires (que vous payez déjà).

Par contre, il y a un risque. Si vous avez un petit génie qui peut vous développer une solution qui atteindra 75% d’efficacité, vous vous féliciterez de l’avoir engagé et serez très satisfait du résultat obtenu. Jusqu’à… Les petits génies sont souvent courtisés. S’il quitte l’entreprise, il partira avec son savoir, vous laissant avec un outil qui, tôt ou tard, aura besoin d’ajustement. Vous devrez alors trouver un autre petit génie.

Développer les connaissances

Sans la moindre hésitation, il s’agit d’une bonne option. Le sentiment d’appartenance de vos employés sera renforcé et leurs connaissances pourront profiter à l’entreprise. Les candidats formés pourront devenir des «super-utilisateurs» auxquels tout le monde se référera. Avec un bassin de connaissances Excel partagé par plusieurs personnes, le risque de problèmes reliés au départ d’un employé devient presque nul. Les solutions développées à l’aide d’Excel pourront certainement atteindre 40%-70% d’efficacité.

En contre-partie, le temps de développement requis sera plus long. Pendant ce temps, les employés ne pourront accomplir leurs autres tâches. Cela aura pour effet d’ajouter de la pression sur leurs épaules et il est possible que les coins soient tournés ronds.

Le coût immédiat relativement élevé. Si on considère le coût de la formation, les salaires des employés pendant la formation et ensuite pour faire le développement, on obtient somme rondelette. Les résultats seront observable sur le long terme et l’investissement devrait être rentable.

Sous-traitance

Le sous-traitant pourra vous livrer une solution qui devrait atteindre au moins 90% d’efficacité. Les activités quotidiennes de votre entreprise ne seront pas affectées pendant le développement puisque vos employés pourront continuer à faire leur travail. Si les requis sont clairement définis au départ, il y aura une certaine garantie de résultat, ce qui n’est pas le cas avec des employés à l’interne.

L’envers de la médaille est que le sous-traitant ne maîtrise pas vos processus d’affaires comme vos gens à l’interne. Il est fort probable que des ajustements seront requis et qu’il y aura un coût qui en découlera.

Le coût initial pourra sembler élevé. Il faut donc qu’il y ait un RSI (retour sur investissement) pour éviter que ce soit une dépense plutôt qu’un investissement. Le choix du sous-traitant et des intervenants internes dans le projet aura un impact énorme sur le RSI. Assurez-vous donc de bien choisir. Et rappelons-nous qu’un salaire épargné par l’automatisation de certaines tâches vaut amplement un investissement de quelques milliers de dollars.

Quelle est la meilleure solution

Il n’y a rien de parfait en ce bas monde. Je ne crois pas qu’il existe une réponse à la question. La seule certitude est que le statu quo qui engendre des pertes de temps et des erreurs n’est pas une solution.

Les doublons

Il arrive souvent qu’une liste de données Excel contienne des doublons. Afin de nous aider à gérer cela, Microsoft a réuni une équipe de spécialistes et a développé la commande Supprimer les doublons. Super!! Plus besoin de chercher « à la mitaine » pour savoir si la liste contient des doublons.

L’équipe de Microsoft a malheureusement un peu bâclé le travail : une fois que les doublons sont identifiés, Excel garde la première occurrence et efface systématiquement les suivantes sans permettre un regard ou une sélection manuelle.

En d’autres mots, le choix de l’enregistrement à garder est fait par Excel sans aucun regard par l’utilisateur. Plutôt risqué… Si le bon enregistrement est le second ou encore s’il faut combiner les valeurs de deux enregistrements pour obtenir la bonne information, on vient de fausser les données.

La solution

À tout problème il existe une solution! Voici celle que je propose. Il faut voir l’outil développé par l’équipe de Microsoft comme un simple vérificateur. On lance la commande Supprimer les doublons avec les champs requis pour identifier les doublons et on se rend à la fin du processus.

1. Option 1

S’il n’y a pas de doublons, pas besoin d’aller plus loin. On sait que la liste de données est correcte et ne contient pas d’enregistrement répété.

2. Option 2

On sait qu’il y a un ou des doublons dans la liste. On doit, maintenant les identifier et les faire ressortir du lot.

Dans un premier temps, utiliser la commande Annuler (Ctrl + Z) pour retrouver la liste à son état initial. Ensuite, il faut suivre les étapes ci-dessous :

1. Convertir la liste en Tableau Excel (facultatif mais ça simplifie le travail)
2. Ajouter une colonne nommée « Validation » qui va assembler les colonnes à considérer pour déterminer s’il s’agit d’un doublon. La fonction CONCATENER permettra l’assemblage. =CONCATENER([@colonne1];[@colonne2];[@colonne3]).  Biensûr, vous avez compris que «colonne1», «colonne2″,»colonne3» représentent les entêtes de colonnes. Vous devez remplacer celles-ci par les colonnes réelles de votre tableau.

• Ajouter une colonne nommée « Nombre » qui comptera le nombre d’occurrences pour chaque valeur de la colonne qui contient la fonction CONCATENER. On utilisera la fonction NB.SI pour vérifier

=NB.SI([Validation];[@Validation])

1. Filtrer la colonne Nombre pour enlever toutes les valeurs « 1 »

Et voilà! Tous les doublons s’affichent maintenant devant vous. Vous pouvez choisir l’action à prendre pour éliminer les données non pertinentes.

Avec de la pratique, vous pourrez combiner les deux colonnes en une seule étape.