Des possibilités presque infinies

Lorsqu’on pense à Microsoft Excel, on pense spontanément aux feuilles de calcul, aux tableaux, aux formules et aux graphiques. Pourtant, Excel peut aller beaucoup plus loin. Utilisé comme plateforme d’automatisation et combiné à des outils comme VBA, Microsoft Access, Power BI, SQL, des API ou différentes sources de données externes, Excel peut devenir le véritable centre de contrôle d’un processus d’entreprise.

Chez Monsieur Excel, c’est précisément cette facette d’Excel qui nous passionne : transformer des opérations manuelles, répétitives ou complexes en solutions automatisées, fiables et adaptées aux besoins réels d’une entreprise.

Excel n’est pas qu’un tableur

Excel possède un avantage considérable : il est déjà présent dans la majorité des entreprises et les utilisateurs connaissent son environnement.

Il peut donc servir d’interface conviviale pour consulter, saisir, modifier et analyser de l’information, tout en laissant des traitements beaucoup plus complexes fonctionner en arrière-plan.

Grâce à la programmation VBA (Visual Basic for Applications), il est possible de créer de véritables applications Excel sur mesure comprenant, par exemple :

• des formulaires de saisie;
• des boutons et menus personnalisés;
• des systèmes de validation;
• des recherches automatisées;
• des importations et exportations de données;
• des tableaux de bord;
• la génération automatique de rapports;
• la création de fichiers PDF;
• la production de factures ou de documents;
• des communications avec des bases de données ou d’autres logiciels.

Excel devient alors beaucoup plus qu’un fichier : il devient une interface entre l’utilisateur, les données et les différents systèmes de l’entreprise.

Automatiser les tâches répétitives avec Excel et VBA

L’automatisation Excel permet d’éliminer une grande quantité de manipulations manuelles.

Une tâche qui demande plusieurs minutes — ouvrir différents fichiers, copier des données, les nettoyer, effectuer des calculs, mettre à jour un rapport puis enregistrer le résultat — peut parfois être exécutée automatiquement en quelques secondes.

Une macro Excel ou une application VBA peut reproduire une séquence complète d’opérations tout en appliquant des règles précises.

L’objectif n’est pas seulement de gagner du temps. L’automatisation permet également de réduire les erreurs humaines, de standardiser les méthodes de travail et d’améliorer la fiabilité des données.

Lorsqu’un traitement doit être effectué chaque jour, chaque semaine ou des centaines de fois par année, les gains deviennent rapidement considérables.

Excel et Access : une combinaison particulièrement puissante

Lorsque la quantité de données augmente ou que plusieurs tables doivent être reliées entre elles, Microsoft Access peut devenir un excellent complément à Excel.

Excel peut alors servir d’interface utilisateur tandis qu’Access agit comme base de données.

Cette architecture permet de profiter du meilleur des deux environnements : la souplesse et la convivialité d’Excel pour les utilisateurs, combinées à une base de données structurée pour enregistrer et gérer l’information.

À l’aide de VBA, SQL, ADO ou DAO, une application Excel peut interroger une base de données Access, ajouter ou modifier des enregistrements et récupérer uniquement les données nécessaires.

On peut ainsi créer des solutions de gestion personnalisées pour la facturation, les projets, les employés, les heures de travail, les inventaires, la production, les commandes, les coûts ou de nombreux autres processus d’entreprise.

Connecter Excel à des bases de données SQL

Les possibilités ne s’arrêtent évidemment pas à Microsoft Access.

Excel peut également communiquer avec différents systèmes de gestion de bases de données et serveurs SQL.

Selon l’environnement technologique utilisé par l’entreprise, les données peuvent être récupérées depuis une base de données centrale, traitées dans Excel puis utilisées pour produire des analyses, des rapports ou des tableaux de bord.

Cette approche permet notamment d’éviter la multiplication de copies manuelles de données et de travailler directement à partir d’une source d’information structurée.

Excel peut donc devenir une interface simple permettant à un utilisateur d’accéder à des données provenant de systèmes beaucoup plus complexes.

Excel peut communiquer avec d’autres logiciels

L’une des caractéristiques les plus intéressantes de l’automatisation Excel est sa capacité à interagir avec son environnement.

Une solution développée sur mesure peut échanger de l’information avec d’autres applications Microsoft Office, des fichiers externes, des bases de données, des services Web ou certains logiciels de gestion.

Excel peut notamment automatiser ou faciliter des interactions avec :

• Microsoft Outlook;
• Microsoft Word;
• Microsoft Access;
• Microsoft PowerPoint;
• Power BI;
• des bases de données SQL;
• des systèmes ERP ou CRM;
• des fichiers CSV, XML ou JSON;
• des services Web et des API.

Il devient donc possible d’imaginer des processus beaucoup plus complets qu’une simple macro exécutée dans une feuille de calcul.

API et services Web : ouvrir Excel sur le monde extérieur

Les API (interfaces de programmation) offrent encore davantage de possibilités.

Une API permet à deux systèmes informatiques de communiquer entre eux. Excel peut ainsi envoyer une demande à un service externe, récupérer une réponse et utiliser automatiquement les informations reçues.

Selon les services disponibles, une application Excel pourrait, par exemple, récupérer des informations provenant d’un système de gestion, consulter des données accessibles en ligne, transmettre de l’information à une plateforme externe ou synchroniser certaines données.

Avec les API REST et les formats d’échange comme JSON ou XML, Excel peut s’intégrer à un écosystème informatique beaucoup plus vaste.

C’est ici que les possibilités d’automatisation deviennent pratiquement infinies.

Importer automatiquement des données provenant de multiples sources

Dans beaucoup d’entreprises, l’information est dispersée.

Une partie se trouve dans Excel, une autre dans un logiciel comptable, une base de données, des fichiers CSV ou des exports provenant d’un système de gestion.

Plutôt que de copier et coller manuellement ces informations, il est souvent possible de développer un processus d’importation automatique des données.

Excel, VBA, Power Query et les connexions aux bases de données permettent de récupérer, nettoyer, transformer, consolider et analyser des données provenant de différentes sources.

Un processus qui demandait auparavant plusieurs manipulations peut ainsi être déclenché par un simple bouton.

Automatiser la création de rapports et de documents

La production de rapports représente également un excellent exemple d’automatisation.

Une application Excel peut récupérer les données nécessaires, effectuer les calculs, mettre à jour les tableaux et graphiques, puis produire automatiquement le document final.

Il est même possible de générer automatiquement des fichiers Excel ou PDF, de leur attribuer un nom selon des règles définies et de les enregistrer dans les dossiers appropriés.

Pour une entreprise qui produit régulièrement des factures, rapports de production, rapports de coûts, feuilles de temps, estimations ou documents destinés à ses clients, ce type d’automatisation peut représenter une économie de temps importante.

Excel et Power BI pour l’analyse et les tableaux de bord

L’automatisation ne concerne pas uniquement la saisie et le traitement des données.

Excel peut également participer à une architecture de données alimentant des tableaux de bord Power BI.

Les données provenant de plusieurs fichiers, bases de données ou systèmes peuvent être consolidées, structurées et préparées afin de permettre une analyse plus efficace.

Power BI peut ensuite présenter ces informations sous forme de tableaux de bord interactifs, d’indicateurs de performance (KPI), de graphiques et de rapports dynamiques.

Excel, Access, SQL et Power BI peuvent ainsi travailler ensemble dans une même solution.

Intégrer Excel à un ERP ou à un système existant

Une entreprise n’a pas nécessairement besoin de remplacer ses logiciels existants pour améliorer ses processus.

Dans certains cas, la meilleure solution consiste plutôt à créer une application Excel qui vient compléter un ERP, un CRM, un logiciel comptable ou un système de production déjà en place.

Excel peut servir à préparer des données avant leur importation, analyser des informations exportées d’un système, effectuer des validations supplémentaires ou créer une interface adaptée à un besoin très particulier.

Cette capacité d’intégration constitue l’une des grandes forces du développement Excel sur mesure.

Transformer plusieurs heures de travail en quelques clics

Le véritable potentiel de l’automatisation apparaît lorsqu’on analyse un processus dans son ensemble.

Imaginez un employé qui doit régulièrement :

ouvrir plusieurs fichiers Excel, récupérer certaines données, les copier dans un autre classeur, vérifier leur conformité, effectuer des calculs, consulter une base de données, produire un rapport, créer un PDF et classer les documents obtenus.

Chacune de ces opérations semble relativement simple.

Mais lorsqu’elles sont répétées semaine après semaine, elles représentent des dizaines ou même des centaines d’heures de travail.

Une solution Excel VBA développée sur mesure peut parfois prendre en charge une grande partie de cette séquence automatiquement.

L’utilisateur fournit l’information nécessaire, clique sur un bouton et l’application effectue le reste.

L’automatisation permet aussi de sécuriser les processus

Automatiser ne signifie pas seulement aller plus vite.

Une bonne solution permet également d’intégrer des contrôles et des validations directement dans le processus.

L’application peut vérifier qu’une information obligatoire est présente, qu’un numéro existe dans la base de données, qu’une date est valide, qu’une opération respecte certaines règles ou qu’un document n’a pas déjà été traité.

Elle peut également conserver un historique des opérations afin de faciliter le suivi.

On obtient donc un processus non seulement plus rapide, mais également plus uniforme et plus fiable.

Une solution adaptée à la réalité de l’entreprise

Chaque entreprise possède ses propres méthodes de travail.

C’est pourquoi les meilleures automatisations ne sont pas nécessairement les plus complexes. Ce sont celles qui répondent précisément à un problème réel.

Parfois, quelques lignes de VBA suffisent à éliminer une tâche répétitive.

Dans d’autres situations, le projet peut devenir une véritable application comprenant Excel, une base de données Access ou SQL, des formulaires, des requêtes, des tableaux de bord Power BI et des communications avec des systèmes externes.

L’important est de choisir les bons outils en fonction du besoin.

Jusqu’où peut-on automatiser avec Excel?

C’est probablement la question la plus intéressante.

La réponse est : beaucoup plus loin qu’on pourrait le croire.

Excel peut être utilisé comme outil de calcul, interface utilisateur, générateur de documents, système de validation, outil d’analyse, interface vers une base de données ou passerelle entre plusieurs systèmes.

Combiné à VBA, Power Query, Access, SQL, Power BI et aux API, il peut devenir le point central d’une solution d’automatisation complète.

Et très souvent, tout commence par une question toute simple :

« Pourquoi est-ce qu’on fait encore cette opération manuellement? »

Chez Monsieur Excel, c’est exactement le genre de question que nous aimons poser.

Parce que lorsqu’une tâche est répétitive, structurée et basée sur des règles, il existe souvent une façon de l’automatiser.

Dans de nombreuses entreprises, la gestion des données s’appuie encore sur des processus manuels : copier-coller d’un fichier à l’autre, retraitement de rapports, concaténation de feuilles Excel, ajustements de dernière minute… Ces gestes paraissent anodins, mais ils dissimulent des coûts indirects qui s’accumulent au fil des jours et freinent la performance de l’organisation.

? Des tâches répétitives qui grugent du temps

Prenons un exemple simple : un employé passe 30 minutes par jour à reclasser des données extraites d’un système pour produire un rapport hebdomadaire. Cela représente 2,5 heures par semaine, soit plus de 120 heures par an. Si l’on multiplie ce chiffre par plusieurs employés ou services, le coût devient rapidement significatif.

Et ce n’est pas tout : ces tâches sont souvent peu motivantes, sources d’erreurs, et détournent les talents d’activités à plus forte valeur ajoutée.

? Des erreurs coûteuses… mais évitables

Les manipulations manuelles ouvrent la porte à des erreurs : une formule mal ajustée, un copier-coller incomplet, un oubli dans un filtre… Ces erreurs peuvent entraîner de mauvaises décisions, retarder des livraisons ou générer des écarts financiers. Elles sont d’autant plus dangereuses qu’elles sont souvent invisibles jusqu’au moment critique.

? Le coût d’opportunité

Chaque minute passée à manipuler un tableau est une minute non investie dans l’analyse, la planification ou la réflexion stratégique. Automatiser les traitements de données libère un temps précieux pour des tâches à plus haute valeur, améliore la fiabilité des rapports, et renforce l’agilité décisionnelle de l’entreprise.

? L’automatisation, un levier concret

Les solutions existent. Un simple script VBA dans Excel, une base Access bien structurée, ou l’intégration de Power Query peut transformer une tâche manuelle en processus fluide et automatisé.

Ces améliorations ne demandent souvent qu’un investissement initial modéré… pour un retour sur investissement rapide et mesurable.

? Besoin d’un coup de pouce ?

Chez Monsieur Excel, j’accompagne les entreprises dans l’identification et l’automatisation de leurs processus manuels. Qu’il s’agisse de simplifier un fichier complexe, automatiser des rapports ou structurer vos données de manière durable, je peux vous aider à transformer vos irritants quotidiens en solutions efficaces.

? N’hésitez pas à me contacter pour en discuter !

Un très grand nombre d’entreprises utilisent Excel pour le traitement de leurs données. Typiquement, les utilisateurs se bâtissent des outils à l’aide des fonctionnalités de base du logiciel et selon les limites de leurs connaissances. Comment peut-on en faire plus afin d’améliorer la productivité ? Quel est le bon moment pour effectuer cette démarche ?

Le moment c’est maintenant ! À chaque instant où quelqu’un utilise un outil mal adapté ou improductif, il y a une perte pour l’organisation. La réponse à la question Comment peut-on faire ? nécessite une sous question : “Quel temps est disponible et dans combien de temps souhaitez-vous bénéficier des résultats ?

Le temps c’est de l’argent…

L’expression Le temps c’est de l’argent met en relief le besoin d’agir dans l’immédiat. L’investissement requis pour gagner du temps est habituellement relativement faible comparativement au coût des pertes de temps.

La formation

Pour améliorer la productivité il est possible d’opter pour des formations afin de maitriser le logiciel Microsoft Excel. Tout le monde dans l’organisation n’a pas besoin d’être un maitre à tous les niveaux mais une bonne base de connaissance dans Excel permet toujours d’éliminer des erreurs et des pertes de temps. L’utilisation efficace des classeurs, des feuilles de calcul, des formules et des fonctions, la création de tableaux de données bien organisés et l’emploi des tableaux croisés dynamiques permet normalement de traiter les données plus rapidement.

La programmation VBA

Peu de gens connaissent toutes les options qui deviennent possibles lorsqu’on intègre un minimum de programmation VBA dans Excel. L’automatisation d’un flux de travail, l’intégration avec d’autres outils (Google maps, Bases de données SQL, Suite Office, etc.), la vérification des erreurs, l’envoi de messages (courriel, texto) ne sont que quelques exemples de ce qu’il est possible de faire.

Par où commencer

Identifier les erreurs les plus courantes, les actions redondantes et les manipulations sans valeur ajoutée. Contactez nous ensuite pour définir le plan de match et le tour est joué

Nous sommes humains. Malgré notre bon vouloir et bien des efforts, nous faisons des erreurs de temps en temps. Cela est vrai dans le quotidien et c’est aussi vrai en contexte de travail. Mais combien coûte une erreur?

On peut diviser l’impact d’une erreur, si banale soit-elle, en 4 sphères distinctes.

• L’impact direct
• Le temps de recherche
• La main d’œuvre de réparation
• L’impact client

L’impact direct

L’impact direct correspond au résultat qui découle de l’erreur commise. Par exemple, si une retranscription contient une erreur, il est possible de gaspiller du matériel ou d’expédier un produit au mauvais endroit. Il faudra alors remplacer le matériel perdu. Cette portion du coût est évidente et facile à calculer. L’erreur se traduit en perte financière.

Le temps de recherche

Lorsqu’une erreur est commise, il se peut qu’elle soit détectée mais avec un certain doute. On devra alors effectuer des recherches pour vérifier l’exactitude de l’information afin de confirmer qu’il y a bien une erreur. Une fois confirmation obtenue, l’un voudra se libérer du fardeau alors que l’autre voudra l’esquiver. La recherche de coupable ressemblera à une chasse aux sorcières et un temps fou risque d’être perdu. Les entreprises qui ont un bon système de qualité pourront ensuite mettre en place les mesures correctives pour limiter les risques futurs.

La main d’œuvre de réparation

En plus du matériel qui peut être perdu à cause d’une erreur, il y a la main d’œuvre impliquée. On oublie souvent de calculer le temps qu’un employé devra passer à effectuer la correction requise. Le colis qui est expédié à la mauvaise adresse devra être préparé à nouveau, le produit devra être commandé à nouveau, une réception de marchandise additionnelle sera requise, etc. Plusieurs personnes participeront au processus de correction qui ne rapportera aucun revenu supplémentaire.

L’impact client

C’est l’impact le plus difficile à quantifier. Le client mécontent ne va probablement pas vous partager son appréciation de votre erreur. Mais la prochaine fois, il risque de se tourner vers un concurrent en espérant qu’il sera mieux servi. Même s’il ne trouve pas mieux ailleurs, sa colère pourrait faire en sorte qu’il ne revienne pas.

Alors…? Combien coûte une erreur dans votre environnement de travail?

Vous avez un projet impliquant des données d’entreprise et vous vous demandez s’il serait préférable d’employer Excel ou Access. Comme la grande majorité des gens, vous travaillez assez souvent avec Excel tandis que Access est pour vous un mystérieux cousin éloigné que vous avez croisé 1 ou 2 fois. Votre choix se tournera immanquablement vers Excel pour éviter de perdre du temps à essayer de vous retrouver dans son acolyte. Pourtant, Access est un outil puissant et relativement simple à utiliser. Voici donc quelques fonctionnalités clés qui pourraient vous aider à choisir entre Access ou Excel.

Environnement multi-usagers

“FichierABC.xlsx et verrouillé pour modification par UnCollègue. Ouvrez le document en lecture seule…” Si vous travaillez en collaboration avec des collègues sur un fichier qui est accessible à tous via un lecteur réseau, vous êtes familier avec ce genre de message. Dans certains cas, cela ne cause pas de problème. Dans d’autres, il faut notifier la personne qui monopolise le fichier en question et espérer qu’elle vous laissera y accéder.

Avec Access, on peut séparer la partie frontale (celle qui sert à travailler avec les données) et la partie dorsale (le stockage des données). Tout le monde peut ainsi avoir sa partie frontale et accéder aux données de la partie dorsale en même temps. Dans un environnement multi-usagers, c’est un avantage majeur en faveur d’Access.

Traitement des données

Si vous devez manipuler vos données, leur appliquer un traitement quelconque pour obtenir le résultat final souhaité, sachez qu’Access offre de multiples fonctionnalités semblables à Excel. Leur utilisation n’est toutefois pas aussi simple et intuitive dans Access. Excel vous permettra de créer vos différentes étapes de traitement où bon vous semble dans les feuilles de calcul alors qu’avec Access vous devrez avoir réfléchi et planifié le tout à l’avance pour atteindre l’objectif final. À l’étape d’un premier développement, Excel se hisse en tête assez facilement sur cet aspect.

Organisation et consultation des données

Les deux logiciels permettent de stocker des données aisément. La commande Tableau d’Excel permet de créer l’équivalent d’une table de base de données et d’y rattacher des formules. Quand vient le temps de cibler certaines données particulières, les même filtres sont offerts dans l’un comme dans l’autre.

C’est toutefois dans l’organisation des données que l’on verra un différence majeure. Excel est plutôt monogame. On ne peut explorer qu’une table à la fois. Access est conçu pour mettre différentes tables en relation. Cela permet de rendre le stockage des données plus efficace et évite la redondance. Il faut toutefois organiser les données de la bonne manière, ce qui n’est pas évident quand on débute. Malgré cela, le point va quand même à Access.

Présentation des données

Avec 3-4 clics de souris, on peut créer un graphique à la fois clair et très esthétique dans Excel. Avec l’autre, n’y pensez même pas. Avec quelques clics on peut créer un rapport à la fois clair et esthétique dans Access. L’équivalent n’existe tout simplement pas chez son cousin.

Les tableaux croisés dynamiques permettent d’explorer une table de données de façon intuitive et de présenter les résultats sous forme de tableau. Vous n’aurez jamais ce résultat dans un rapport Access. Les rapports Access permettent de classer, regrouper et présenter des données similaires sur une base hiérarchique. Rien d’équivalent de l’autre côté.

Chacun possède sa force à ce niveau. Il faut choisir en fonction du résultat souhaité.

Et le gagnant est…

S’il y avait un réel gagnant, l’un des deux aurait disparu depuis longtemps. L’important n’est pas de savoir lequel est le meilleur mais plutôt lequel convient le mieux à mes besoins. Si le doute persiste, demandez un avis externe. Et peu importe le chemin qui sera emprunté, rappelez-vous qu’ils sont faits pour travailler ensemble.

Je reçois régulièrement des demandes de formation provenant de gestionnaires qui ont une idée du potentiel offert par Microsoft Excel (ainsi que Microsoft Access) et qui veulent développer les connaissances de leurs équipes de travail afin de les rendre plus performantes.

Il ne fait aucun doute que le principe est bon et louable. Ceci étant dit, il arrive souvent que les aspirations soient grandes… parfois trop grandes. Les attentes face aux résultats d’une formation doivent être adaptées au contexte de celle-ci. Une recette sera excellente si on a de bons ingrédients à la base. Quels sont ces ingrédients?

Potentiel

C’est une évidence qui n’est pas toujours évidente. Les attentes seront naturellement moindres face à une personne qui a de la difficulté avec l’utilisation de base d’un ordinateur. Mais bien des gens qui savent se servir d’un ordinateur ont de la difficulté avec la compréhension conceptuelle qui est requise pour devenir un utilisateur avancé d’Excel. Cette capacité à jongler avec des concepts est plus difficile à percevoir chez un individu.

Motivation

Il se peut qu’une personne ait un fort potentiel mais qu’elle n’ait pas vraiment d’intérêt face aux notions. Apprendre exige un certain effort et qui dit effort dit motivation. J’avais tout le potentiel pour devenir un grand danseur mais aucune motivation à le faire. (Bon d’accord… Je n’avais pas vraiment de potentiel pour la danse mais je voulais citer un exemple)

Créativité et vision

Avec un potentiel et de l’intérêt, on peut apprendre plein de choses. Il faut ensuite employer les apprentissages pour créer et améliorer les outils Excel. Pour cela il faut posséder une dose de créativité et une certaine vision des processus qu’on veut automatiser.

Pratique

Comme pour la musique, le golf ou la danse, il faut apprendre et ensuite mettre en pratique. Si on ne pratique pas assez régulièrement, on finit par oublier.

Il faut donc réunir ces ingrédients pour réussir sa recette et atteindre des résultats qui procureront satisfaction.

 Qu’est-ce qui est le plus efficace?

• Offrir de la formation Excel à vos employés pour qu’il développent des outils plus élaborés et performants
• Confier le développement d’un système basé sur Excel à un expert en sous-traitance

La question peut sembler floue, le contexte nébuleux et la réponse difficile à trouver. Il faut donc définir le besoin et le contexte pour y répondre. Disons que vous êtes gestionnaire dans une entreprise et vous souhaitez améliorer le rendement dans votre département. Parmi les options possibles il y a le développement d’outils Excel qui permettront de traiter des données plus rapidement, efficacement et avec moins d’erreur.

Pour ce faire, vous pourrez

1. Utiliser les connaissances actuelles de vos employés
2. Développer les connaissances de certains candidats pour qu’il puissent concevoir les outils
3. Confier le développement des outils Excel (ou Access) à un expert en sous-traitance

Analysons les résultats que vous obtiendrez.

Connaissances actuelles

Vos employés sont certainement excellents (du moins on vous le souhaite). Ils ont des connaissances en lien avec leur domaine d’emploi et maîtrisent assez bien les tâches que vous leur confiez. Ils ne sont probablement pas des spécialistes en analyse de processus d’affaires ni des spécialistes Excel. Ils pourront donc vous concocter des outils de base qui “feront la job”. Je dirais qu’en général, ils peuvent atteindre 25%-40% d’efficacité. C’est mieux que 0% mais c’est loin d’un 90%. Le coût de cette option est minime puisqu’il se limite aux salaires (que vous payez déjà).

Par contre, il y a un risque. Si vous avez un petit génie qui peut vous développer une solution qui atteindra 75% d’efficacité, vous vous féliciterez de l’avoir engagé et serez très satisfait du résultat obtenu. Jusqu’à… Les petits génies sont souvent courtisés. S’il quitte l’entreprise, il partira avec son savoir, vous laissant avec un outil qui, tôt ou tard, aura besoin d’ajustement. Vous devrez alors trouver un autre petit génie.

Développer les connaissances

Sans la moindre hésitation, il s’agit d’une bonne option. Le sentiment d’appartenance de vos employés sera renforcé et leurs connaissances pourront profiter à l’entreprise. Les candidats formés pourront devenir des “super-utilisateurs” auxquels tout le monde se référera. Avec un bassin de connaissances Excel partagé par plusieurs personnes, le risque de problèmes reliés au départ d’un employé devient presque nul. Les solutions développées à l’aide d’Excel pourront certainement atteindre 40%-70% d’efficacité.

En contre-partie, le temps de développement requis sera plus long. Pendant ce temps, les employés ne pourront accomplir leurs autres tâches. Cela aura pour effet d’ajouter de la pression sur leurs épaules et il est possible que les coins soient tournés ronds.

Le coût immédiat relativement élevé. Si on considère le coût de la formation, les salaires des employés pendant la formation et ensuite pour faire le développement, on obtient somme rondelette. Les résultats seront observable sur le long terme et l’investissement devrait être rentable.

Sous-traitance

Le sous-traitant pourra vous livrer une solution qui devrait atteindre au moins 90% d’efficacité. Les activités quotidiennes de votre entreprise ne seront pas affectées pendant le développement puisque vos employés pourront continuer à faire leur travail. Si les requis sont clairement définis au départ, il y aura une certaine garantie de résultat, ce qui n’est pas le cas avec des employés à l’interne.

L’envers de la médaille est que le sous-traitant ne maîtrise pas vos processus d’affaires comme vos gens à l’interne. Il est fort probable que des ajustements seront requis et qu’il y aura un coût qui en découlera.

Le coût initial pourra sembler élevé. Il faut donc qu’il y ait un RSI (retour sur investissement) pour éviter que ce soit une dépense plutôt qu’un investissement. Le choix du sous-traitant et des intervenants internes dans le projet aura un impact énorme sur le RSI. Assurez-vous donc de bien choisir. Et rappelons-nous qu’un salaire épargné par l’automatisation de certaines tâches vaut amplement un investissement de quelques milliers de dollars.

Quelle est la meilleure solution

Il n’y a rien de parfait en ce bas monde. Je ne crois pas qu’il existe une réponse à la question. La seule certitude est que le statu quo qui engendre des pertes de temps et des erreurs n’est pas une solution.